Para cumplir la legislación no basta con leer la ley
Por eso, el equipo de expertos de LEGALDPO comparte contigo novedades, últimas interpretaciones de los tribunales y toda la actualidad relacionada con la RGPD en España y Europa.
En
noviembre de 2023 la AEPD publicó una nueva guía sobre el tratamiento de datos
biométricos, en lo referente al control laboral o registro de la jornada
mediante huella dactilar o reconocimiento facial.
Aunque ya hemos hablado sobre las nuevas directrices, queremos hacer un resumen del nuevo criterio seguido por las autoridades de control. Pueden consultar la guía completa en la web de la AEPD pulsando aquí.
Nuevos criterios
No hay una prohibición expresa, pero tampoco tenemos habilitación legal: lo que nos dice la AEPD es que la habilitación del art. 20.3 y 34.9 ambos del Estatuto de los Trabajadores no es suficiente para legitimar a la empresa a utilizar este sistema, como tampoco es suficiente el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Se trata de un cambio de criterios. Esto no impide que una norma con rango de Ley habilite a las empresas, pero actualmente no existe un Ley que no permita este uso sin realizar una Evaluación de Impacto y, en su caso, solicitar autorización a la AEPD.
Cambio de criterios: tras la decisión de abril del Comité Europeo de Protección de Datos, tanto la autenticación como la identificación biométrica deben ser considerados datos sensibles.
Se trata de una guía: se establecen recomendaciones para realizar esta clase de tratamiento de datos. Ello no significa que sea obligatorio, pero reiteramos una vez que no hay una prohibición expresa, pero el procedimiento que debemos seguir para obtener un tratamiento de datos adaptado a la legislación es muy complejo.
Futuras consecuencias: la recomendación que hacemos desde LegalDPO es que se comiencen a implementar sistemas alternativos de registro o control laboral. Por favor, consulten al proveedor del sistema de control o registro para encontrar soluciones alternativas. La mejor opción y más eficaz:
Control mediante aplicación móvil o web
Control mediante tarjetas
Control mediante códigos de seguridad
Por último, recordar la necesidad estar en disposición de adoptar medidas menos intrusivas para los derechos y libertades de los trabajadores[1].
La guía no solo hace referencia al control laboral mediante huella dactilar, un método bastante cómodo para las empresas a la hora de controla el absentismo laboral y el cumplimiento de las obligaciones laborales. También hace referencia a otros usos de datos biométricos para el control de presencia, por ejemplo. Consulte la guía completa si utiliza datos biométricos en sus empresa.
Para más
información, puede acceder a su área de clientes pulsando aquí. Si ha olvidado
su contraseña, utilice el apartado “ha olvidado su contraseña”. No dude en
contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las
guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.
La normativa vigente de protección de datos
concede a los interesados una serie de derechos que debemos tramitar. Recogidos
en los artículos 15 a 22 del Reglamento Europeo General de Protección de Datos (2016/679 (RGPD) y en los
artículos 13 a 18 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD), los derechos de
los interesados son: acceso,
rectificación, oposición, supresión (“derecho al olvido”), limitación del
tratamiento, portabilidad y de no ser objeto de decisiones individualizadas.
Transparencia
e información
Aunque en ocasiones no se tiene en cuenta, el
primer derecho de los interesados o clientes es el derecho a obtener
información clara, transparente e inteligible sobre el tratamiento de datos que
hacemos. Este derecho se impone como un deber a las empresas o profesionales
que tratan datos y es que debemos ofrecer los detalles sobre cómo y para qué
vamos a tratar los datos. Este deber se cumple con las cláusulas
correspondientes que deberán incluirse en la documentación o formularios que
utilicemos. En su área de clientes dispone del principio de información con las
cláusulas jurídicas adaptadas a su empresa.
Derechos
Acceso
Se trata de la solicitud para conocer si
tratamos o no los datos de un interesado. En caso de tratar los datos, debemos
ofrecer la siguiente información: copia de los datos, la finalidad del
tratamiento, procedencia, las posibles cesiones o transferencias
internacionales, plazo de conservación, la posibilidad de solicitar la
rectificación o supresión de los datos, reclamar antes la AEDP, entre otras.
Rectificación
La posibilidad del interesado de solicitar la
rectificación de los datos personales que obran en nuestro poder, a la mayor
brevedad posible, o que se complete la información incompleta. Este derecho
requiere que el interesado haga referencia a los datos inexactos o incompletos,
además de acreditar con la documentación correspondiente que lo justifique.
Oposición
El interesado o cliente puede oponerse a que trataremos
sus datos, teniendo en cuenta dos supuestos:
Si realizamos el tratamiento con fines de interés público o en base a nuestro interés legítimo (artículos 6.1.c y f RGPD, respectivamente), debemos cesar en el tratamiento de datos salvo que acreditemos motivos suficientes que prevalezcan sobre los intereses y derechos del interesado. Asimismo, podremos seguir tratando los datos para el ejercicio o defensa frente a reclamaciones.
Cuando tratemos los datos con fines de mercadotécnica directa o publicitaria, dejaremos de tratar los datos. Tendremos en cuenta que si se ejerce el derecho solo para esta finalidad, podemos seguir tratando los datos para el resto de finalidades con los que fueron recogidos.
Supresión (olvido)
Supone la posibilidad de que el cliente solicite la supresión de todos sus datos en los siguientes supuestos, que aunque existen otros, la regla general es que debemos tratar de atender el derecho de supresión en la medida de lo posible:
Cuando los datos ya no son necesarios para el fin con el que los recogimos
Nos retiren el consentimiento prestado siempre que no exista otra base legitimadora del artículo 6 RGPD.
Cuando hayamos hecho un tratamiento ilícito
Cuando debamos suprimirlos para cumplir con una obligación legal
Por otro lado, encontramos su extensión o
denominación como “derecho al olvido” ya que en caso de que nos soliciten este
derecho y los datos del interesado los hayamos comunicado o cedido a terceros,
tendremos que asegurarnos que esos terceros eliminen los datos, enlaces o
cualquier copia sobre los datos del interesado.
Ahora bien, el derecho de supresión no es
ilimitado. La supresión no procede o puede no ser factible cuando el
tratamiento sea necesario para el ejercicio de la libertad de expresión e
información, para el cumplimiento de una obligación legal, para el cumplimiento
de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes
públicos conferidos a la persona responsable, por razones de interés
público, en el ámbito de la salud pública, con fines de archivo de interés
público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, o
para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
Limitación del tratamiento
Este derecho apareció con la entrada en vigor
del Reglamento
Europeo General de Protección de Datos (2016/679 (RGPD) y la Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD). Supone que el
interesado pueda obtener la limitación del tratamiento de sus datos. No debe
confundirse con el bloque de los datos que se regulaba antes de la entrada en
vigor de la normativa citada.
Este derecho se podrá ejercer cuando concurra
alguna de las siguientes condiciones:
El
interesado o cliente impugne la exactitud de los datos personales, durante un
plazo que nos permita la exactitud de los mismos.
El
tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos
personales y solicite en su lugar la limitación de su uso.
Lo datos del
cliente ya no son necesarios para los fines del tratamiento, pero el interesado
sí los necesita para el ejercicio o defensa de reclamaciones.
El
interesado se haya opuesto al tratamiento, mientras verificamos si nuestros
motivos deben prevalecer sobre los suyos.
Portabilidad
Este derecho permite a los clientes o
interesados cuyos datos son tratados de forma automatizada a recibir o
transmitir sus datos a otro responsable en un formato estructurado, de uso
común, de lectura mecánica, cuando el tratamiento esté legitimado por el
consentimiento expreso del cliente o por ejecución contractual.
Ahora bien, como venimos viendo a lo largo de
este artículo, el derecho no se aplicará cuando el tratamiento se realice con
fines de interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al
responsable.
Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas
Este derecho garantiza a los clientes a no
ser objeto de decisiones que esté basado exclusivamente en decisiones
automatizadas y que produzcan efectos jurídicos, como por ejemplo la predicción
de aspectos personales, rendimiento laboral, situación económica, salud,
intereses personales o comportamiento.
Las excepciones a este derecho se encuentran
en la necesidad de realizar el tratamiento por ejecución de un contrato con el
cliente o por haber obtenido el consentimiento expreso de forma previa. En todo
caso, debemos garantizar la intervención humana en ambos supuestos.
Características generales de los derechos de
los clientes
El ejercicio
de los derechos debe ser gratuito
Cuando el
ejercicio del derecho sea repetitivo o excesivo, podremos negarnos a contestar
o incluso cobrar un canon
Debe
responderse en el plazo de un mes, pudiendo ampliarse este plazo cuando el
derecho sea complejo o exista un alto número de solicitudes
Facilitar a
los clientes la información sobre cómo y dónde pueden ejercer sus derechos
Cuando el
derecho se haya ejercido por medios electrónicos, debemos contestarlo por el
mismo medio, salvo que nos soliciten otro medio
En todo caso
debemos informar de la actuación o no actuación frente al ejercicio
Se pueden
ejercer los derechos por medio de representante legal o voluntario. En todo
caso confirmar dicha representación
El derecho
podremos contestarlo directamente nosotros o un encargado del tratamiento con
el que así lo hayamos pactado
Deberes y obligaciones de las empresas
Además de disponer del protocolo de
contestación al ejercicio de derechos, debemos cumplir con el resto de principios
de protección de datos del artículo 5 RGPD, que se traduce en diferentes
obligaciones sobre el registro de actividades del tratamiento, cláusulas
informativas, registro de brechas de seguridad, formación de empleados, entre
otras.
Para más
información, puede acceder a su área de clientes pulsando aquí. Si ha olvidado
su contraseña, utilice el apartado “ha olvidado su contraseña”. No dude en
contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las
guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.
En esta entrega explicaremos las obligaciones legales que debemos cumplir para asegurar el cumplimiento normativo en nuestra página web. Desde la protección de datos hasta el uso de cookies, condiciones generales de contratación y otras cuestiones relevantes. Todas estas cuestiones las analizamos en base a la normativa vigente, tanto el Reglamento Europeo General de Protección de Datos (2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD), la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE), la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, así como la reciente Guía sobre cookies de la AEPD.
Textos legales necesarios
La primera obligación es facilitar el acceso al aviso legal,
política de privacidad, política de cookies
y, en su caso, condiciones de compra. Pude servir de ejemplo nuestro sitio web www.legaldpo.es
Aviso legal
Un aviso legal es fundamental y debe incluir información
sobre la identidad del titular del sitio web, términos y condiciones de uso del
sitio, limitación de responsabilidad, propiedad intelectual, jurisdicción y
legislación aplicable, entre otras cuestiones
Política de privacidad
Esta política debe detallar cómo se recopilan, utilizan,
protegen y gestionan los datos personales de los usuarios. Debe incluir
información sobre el responsable del tratamiento de datos, los derechos de los
usuarios y cómo ejercerlos, entre otros aspectos. La política de privacidad
sirve como la “información adicional y detallada” sobre el tratamiento de datos
que hacemos, dando cumplimiento a los artículos 13 del RGPD y 11 LOPDGDD.
Información por capas
Siguiendo la guía
y directrices de la AEPD, es necesario ofrecer a los usuarios la
información sobre el tratamiento de datos de dos modos:
Primera capa:
será la información básica, de forma clara y sencilla sobre el tratamiento de
datos que realizamos. A modo de ejemplo, en un formulario de contacto se podrá incluir
mediante un enlace, texto fijo, scroll,
imagen o en cualquier formato, la información sobre nuestra empresa, finalidad
del uso de los datos, posibles destinatarios, plazos de conservación y
ejercicio de derechos. Puede consultar el apartado “contacto” de nuestra web en
www.legaldpo.es.
Segunda capa: enlace
que estará disponible desde el pie de página y desde la información de primera
capa. Detallaremos en profundidad toda la información sobre el tratamiento de
datos, de manera lícita, lela y transparente.
Política de cookies
Informa a los usuarios sobre el uso de cookies en tu sitio
web, incluyendo qué tipos de cookies utilizas, para qué fines y cómo pueden
gestionar sus preferencias de cookies, ya sea para
mejorar o recordar su visita al sitio web.
Consentimiento de cookies: debemos obtener el consentimiento explícito de los usuarios antes de utilizar cookies no esenciales en nuestro sitio web. Esto puede hacerse mediante un banner de cookies, pop up o una ventana emergente que informe y solicite el consentimiento. Será necesario ofrecer a los usuarios información sobre estas (analíticas, de publicidad, estadísticas, etc) y ofrecer al usuario la posibilidad de desactivar o activar aquellas cookies que no son necesarias para navegar por el sitio web. Obtenga información adicional sobre el consentimiento para el uso de cookies en la reciente publicación de la AEPD.
Condiciones
de compra. Política de e- Commerce
Por último, si realizamos venta electrónica, tenemos la obligación de disponer un unas condiciones de compra completas. Aunque se tratará en otro artículo que puede leer pulsando aquí, esta política es fundamental, no solo para evitar sanciones, sino porque sin ella no podremos obtener ni implementar en nuestra web un TPV o plataforma de pago virtual. Por otro lado, estaremos incumpliendo la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y, en caso de conflicto, se aplicará íntegramente lo dispuesto en la Ley, sin perjuicio de las infracciones y sanciones que podemos incurrir.
Legislación aplicable
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): Si operas
en la Unión Europea o recopilas datos de ciudadanos europeos, debes cumplir con
el RGPD, que establece normas estrictas sobre el manejo de datos personales.
Ley de Protección de Datos Personales: En otros países,
asegúrate de cumplir con la legislación nacional sobre protección de datos
personales. Esto puede variar según la región, pero por lo general incluye
regulaciones similares al RGPD.
Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI): Si operas en España, la LSSI regula el comercio electrónico y los servicios en línea, incluyendo disposiciones sobre información y contratación electrónica.
Seguridad de datos
Es necesario implementar medidas de seguridad adecuadas para
proteger los datos personales de los usuarios, como el cifrado de datos, el
acceso restringido y la capacitación del personal. En el “Manual de seguridad
técnica” de su documentación dispone de algunas recomendaciones para garantizar
un tratamiento de datos seguro. Estas recomendaciones las podrá encontrar en la
documentación sobre la página web del área
de clientes.
Tiene disponible toda la
documentación en su área de clientes. Puede acceder pulsando aquí. Si ha olvidado su
contraseña, utilice el apartado “ha olvidado su contraseña”. No dude en
contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de
la AEPD en www.aepd.es.
Todo lo que necesita saber sobre las obligaciones legales en el e-commerce, es crucial entender estas leyes para garantizar una operación legal y ética en el mundo del comercio electrónico, todo ello en base al Reglamento Europeo General de Protección de Datos (2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD), la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE), la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, así como las guía y directrices de la AEPD.
Política de compra
La política de compra es una guía esencial que
establece las reglas para la interacción entre nuestro negocio y los clientes.
Algunos aspectos que debemos incluir son:
Proceso de compra:
Detalla paso a paso cómo realizar una compra en el
sitio web, desde la selección de productos hasta el pago.
Política de
devoluciones:
Se especifican las condiciones bajo las cuales los
clientes pueden devolver productos y solicitar reembolsos. Esto puede incluir
plazos para devoluciones, estado del producto, etc. Recuerde que en caso de no
indicarlo, la legislación vigente establece que los usuarios o compradores
podrán desistir sin motivo alguno por un plazo de 30 días desde la compra,
salvo las excepciones del artículo
103 de la LGDCU.
Tiempos de entrega:
Establece los plazos de entrega estimados y las
condiciones de envío, incluyendo costos adicionales si los hubiera.
Métodos de pago:
Lista los métodos de pago aceptados y asegúrate de cumplir con los estándares de seguridad de pago en línea, como el uso de certificados de seguridad (SSL), entre otros.
Condiciones generales de contratación
Estas condiciones son el contrato entre nuestro
negocio y nuestros clientes. Deben abordar aspectos como:
Responsabilidades del
vendedor y del comprador:
Especifica claramente quién es responsable de qué en
cada etapa del proceso de compra y entrega.
Derechos y
obligaciones:
Detalla los derechos y obligaciones tanto del cliente
como del vendedor para evitar malentendidos o disputas, así como información
sobre las garantías que ofrecemos al usuario o las que ofrece el proveedor.
Resolución de
conflictos:
Indica cómo se resolverán las disputas entre ambas partes y la jurisdicción aplicable en caso de litigio.
Protección de datos
personales:
Se describirán cómo manejamos los datos, con que finalidad, a quién cederemos los datos, la forma de ejercer derechos, entre otras cuestiones. Puede consultar información detallada sobre las obligaciones legales de la página web y la protección de datos en nuestro artículo publicado en el blog pulsando aquí.
Leyes de aplicación
Es fundamental conocer las leyes que regulan el
comercio electrónico. En nuestro caso, encontramos leyes de protección al
consumidor; leyes y disposiciones europeas sobre garantías, desistimiento; normativa
fiscal como la facturación electrónica y el tratamiento del IVA en las ventas
en línea; legislación sobre comercio electrónico transfronterizo si operamos en varios países. Cumplir con
estas obligaciones legales no solo es una obligación, sino que también genera
confianza y credibilidad entre nuestros clientes.
Para más información, puede acceder a su área de
clientes pulsando aquí. Si ha
olvidado su contraseña, utilice el apartado “ha olvidado su contraseña”. No
dude en contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y
directrices de la AEPD en www.aepd.es.
Como
empresa o profesional con trabajadores a nuestro cargo, debemos observar la
normativa vigente, no solo en materia de protección de datos, RGPD y LOPDGDD,
también la legislación laboral, en especial el Estatuto
de los Trabajadores.
El
Estatuto, en su artículo 5, establece unas normas básicas para los trabajadores
que son inherentes a la relación laboral o contractual:
Los trabajadores tienen como
deberes básicos:
a) Cumplir con las obligaciones concretas de su puesto
de trabajo, de conformidad con las reglas de la buena fe y diligencia.
b) Observar las medidas de
prevención de riesgos laborales que se adopten.
c) Cumplir las órdenes e
instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus facultades
directivas.
d) No concurrir con la actividad de la empresa, en los
términos fijados en esta ley.
e) Contribuir a la mejora de la productividad.
f) Cuantos se deriven, en su caso, de los respectivos
contratos de trabajo.
Como se
desprende de la literalidad de este artículo, quedan en el aire muchas
cuestiones como la confidencialidad, la competencia desleal, la responsabilidad
por mal uso de la información, entre otras. Por ello, en este artículo veremos
qué documentación debemos firmar o entregar a los empleados. Se encuentra
disponible en su área
de clientes. Contacte con el
departamento jurídico en caso de duda o escriba a hola@legaldpo.es.
Documentación para empleados
Manual de funciones y obligaciones del personal
En este
documento reflejamos no solo los deberes básicos de los empleados, también les
ofrecemos información sobre:
Normas de uso de dispositivos y documentos.
Obligaciones de confidencialidad y la regulación de
la competencia desleal,
Medidas de seguridad técnica y organizativa que
deben aplicar en su día a día.
También se
incluye el principio de información a los trabajadores sobre cómo vamos a
utilizar sus datos, si los vamos a ceder a terceros o a organismos públicos, si
comunicaremos datos de RLC Y RNT (antiguos TC1 y TC2) a posibles empresas
contratistas, cómo realizamos el registro de la jornada laboral, sus derechos a
la desconexión digital, a recibir comunicaciones, entre otras. Se utilizará
para cuestiones como, por ejemplo, la instalación de cámaras
de videovigilancia en la empresa y su finalidad, vehículos
o móviles llevan instalados sistemas de
geolocalización, qué haremos con el móvil
o correo electrónico en caso de baja temporal o permanente. Todo esto se
tratará más adelante.
En
definitiva, utilizaremos este documento para cumplir con nuestras obligaciones
como empresa, pero sobre todo lo utilizaremos para que el trabajador conozca
sus deberes y derechos y para regular las cuestiones que fueran relevantes.
Este documento se podrá modificar según las necesidades de cada uno, por lo que
no dude en contactar con nosotros y actualizarlo en caso que fuera necesario.
NOTA: En caso de que algún empleado se niegue
a firmarlo, igualmente le entregaremos el documento o se lo enviaremos por
correo electrónico, siendo la prueba de que ha recibido la información. Con
ello el trabajador quedará obligado a aquellas cuestiones que no requieran su
consentimiento expreso (por ejemplo para publicar sus fotos en redes sociales o
para incluir su teléfono personal en un grupo de WhatsApp).
Responsable informático
El
empleado que gestione los sistemas informáticos de la empresa deberá cumplir
una serie de medidas adicionales por razón de su puesto, ya que podrá tener
acceso a la totalidad de la información de nuestra empresa.
En caso de
ser realizado por empresa o profesional externo, autónomo, se firmará un
contrato de acceso a datos o contrato de encargado del tratamiento que tiene
disponible en su área
de clientes.
Cláusula informativa para empleados grabados
en las instalaciones
Si
disponemos de sistemas de videovigilancia que realizan grabaciones en nuestra
empresa, será necesario informar a los empleados. No hay que confundir si las
cámaras son de seguridad y graban en caso de activación de una alarma, si las
grabaciones son con fines de seguridad de las instalaciones o si vamos a
emplear también esas grabaciones para control laboral. Lea
nuestro artículo sobre esta cuestión en el que detallamos todos los
aspectos que debe tener en cuenta.
Política de teletrabajo
Tras la
pandemia por COVID-19, el teletrabajo ha pasado a ser algo muy habitual en la
mayoría de las empresas españolas. Aunque el Manual de funciones y obligaciones
al que hemos hecho referencia contempla las medidas que debe aplicar todo
trabajador, realice el trabajo dentro o fuera de las oficinas, es necesario
contemplar las condiciones del teletrabajo, horario, qué dispositivos
entregamos y obligaciones específicas. En LegalDPO disponemos de un modelo de
política de teletrabajo que podrá adaptar a cada caso particular y con el que
dará cobertura a todo lo mencionado.
Cesión de derechos de imagen
Es muy
habitual que utilicemos imágenes de la empresa para publicarlas en nuestra web
o redes sociales con el objetivo de promocionar nuestra actividad. En ocasiones
los empleados podrán aparecen en ellas y debemos cumplir ciertos requisitos.
Es
necesario solicitar el consentimiento expreso para esta finalidad a través de
la cláusula correspondiente.
Información sobre geolocalización de
dispositivos y/o vehículos
Aunque en
nuestro artículo sobre dispositivos geolocalizados, que puede leer aquí,
ofrecemos información detallada, les recordamos:
Es necesario informar a los trabajadores si
dispositivos o vehículos llevan sistemas GPS, pero no es necesario su
consentimiento expreso si los dispositivos o vehículos son de la empresa, solo
se informará.
En caso de querer instalar algún sistema en
dispositivos o vehículos privados, sí será necesario el consentimiento expreso,
aunque no recomendamos hacer esta acción salvo que sea por motivos de seguridad
de las personas.
Registro de jornada laboral a través de móvil con
aplicación que registra la ubicación: si el móvil es de la empresa debemos
informar. En caso de dispositivo privado, necesitamos el consentimiento expreso
y si no lo obtenemos, tendremos que ofrecer un sistema de registro alternativo.
Acceda a información detallada sobre la
geolocalización aquí.
Monitorización de los equipos
Cabe la
posibilidad de revisar los equipos que utilizan los empleados. Siempre
respetando el derecho a la intimidad, recogido en el artículo 87
de la LOPDGDD, tendremos que informar sobre este aspecto y establecer los
límites.
Registro de jornada laboral
Aunque ya
hemos hecho referencia a este asunto, vamos a establecer las condiciones,
límites y obligaciones del registro de la jornada laboral, de acuerdo con el Real
Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social
y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo y a la guía
del Ministerio de Trabajo y Economía Social. Esta obligación se desprende
del artículo 34.9
del Estatuto de los Trabajadores, la empresa
garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario
concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona
trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria (…).
Empleados autónomos
Los
empleados autónomos, económicamente dependientes o no de nuestra empresa, por
su condición de profesional o empresario individual, firmar un contrato de
acceso a datos o contrato de encargado del tratamiento. Este contrato es
similar al que firmamos con proveedores y que recogen todas las obligaciones
sobre el tratamiento de datos.
Por otro
lado, será necesario que firmen documentación específica sobre registro de jonda,
videovigilancia, cesión de derechos de imagen y todo aquello que sea de
aplicación.
Tiene
disponible toda la documentación en su área de clientes. Puede acceder pulsando
aquí. Si ha
olvidado su contraseña, utilice el apartado “ha olvidado su contraseña”. No
dude en contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es,
en nuestra web www.legaldpo.es
o consulte las guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.
En esta ocasión veremos las cuestiones más relevantes sobre
el uso de dispositivos por parte de los trabajadores/as. Tanto móviles de
empresa como personales, ordenadores portátiles, tablets, correos electrónicos
o cualquier dispositivo o medios que el personal utilice para el desarrollo de
sus funciones.
¿Puede el empleado utilizar su móvil o correo
personal en el trabajo?
Para uso personal
durante la jornada laboral no debería hacerse uso de los dispositivos privados,
salvo en los momentos de descanso, por motivos de urgencia o por acuerdo entre
empresa y trabajador. Distinguiremos el uso de dispositivo personal y de
empresa:
Dispositivos de empresa: podemos limitar el uso de estos para asuntos privativos. Tendremos que indicar a los trabajadores qué pueden o no pueden hacer con los móviles, ordenadores o dispositivos que les facilitamos para la realización de sus funciones.
Dispositivos personales: podemos limitar el uso durante la jornada laboral o acordar con el empleado los criterios de uso. En todo caso, tendremos que respetar la legislación vigente sobre la conciliación de la vida profesional y personal, atender a cuestiones como la existencia de hijos/as, personas dependientes del trabajador/a, derechos a la desconexión digital, entre otras.
Todas
estas cuestiones deberían quedar reflejadas en el “manual de funciones y
obligaciones” que está disponible en su área de clientes.
Contacte con el departamento jurídico en caso de duda o escriba a hola@legaldpo.es.
¿Puedo acceder al móvil de empresa o correo del
trabajador para revisarlo?
Tenemos el derecho a controlar y supervisar el uso que hacen
los trabajadores. El Estatuto de los Trabajadores nos permite establecer
cualquier método o forma de vigilancia y
control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y
deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración
debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los
trabajadores con discapacidad.
En todo caso se deben cumplir dos requisitos para poder implementar estas medidas:
Informar
previamente al empleado. No es necesario el consentimiento expreso.
El
acceso será siempre proporcional y la supervisión no se realizará de forma
indiscriminada, limitándose a la actividad laboral, salvo que exista mala fe en
el uso de los dispositivos para asuntos personales.
Cumpliendo todos los requisitos y atendiendo a los límites de
esta prerrogativa, las faltas, incumplimientos o incidentes cometidos por el
trabajador/a podrán ser motivo de sanción por parte de la empresa.
Otras medias de seguridad
Dispositivos geolocalizados
Otra posibilidad es la de
implementar un sistema de localización mediante GPS o, incluso, control de uso,
datos, llamadas, etc. Como hemos mencionado, esta medida es posible al amparo
del artículo 20.3 del Estatuto
de los Trabajadores, siendo necesario informar a los empleados de las
medidas aplicadas. Puede consultar información adicional en el artículo
publicado en nuestro blog pulsado aquí.
Política de uso y medidas organizativas
Será necesario establecer una política de uso de los dispositivos que entregamos a los empleados,
ya sean propiedad de la empresa o personales. Resulta fundamental para dar por
cumplido el principio de información y realizar los controles.
Otra cuestión relevante es la garantía del derecho a la desconexión digital,
artículo 88 de la LOPDGDD.
Esta política deberá comunicarse a los trabajadores, sobre todo en los casos que
realicen teletrabajo de forma total o parcial. Contacte con nosotros para
obtener más información.
Será necesario tener implementado y que los empleados conozcan el protocolo de actuación frente a brechas de seguridad, ya que en caso de pérdida o robo del dispositivo, de datos, será imprescindible analizar la brecha y comunicarla a la AEPD. Para más información consulte nuestra entrada sobre las brechas de seguridad.
Medidas de seguridad técnicas
Aplicaremos medidas de seguridad técnicas tales como
contraseñas en los dispositivos, restricciones o cualquier medida de seguridad
básica. Siempre atenderemos al estado de la técnica, económico y la situación
real de la empresa o actividad, puesto que en cada caso concreto tendremos que
aplicar unas medidas u otras.
Todas las medidas, recomendaciones o requisitos mencionados
son de igual aplicación para cuentas de correo electrónico corporativas,
aplicaciones de mensajería, así como cualquier recurso puesto a disposición del
personal, incluyendo cuentas de Skype, Teams, entre otras. Todo ello es
propiedad de la empresa, aunque debemos informar debidamente como venimos
diciendo. En caso de que el trabajador/a utilice medios personales de los aquí
descritos para la realización de sus funciones, necesitaremos establecer los
límites, obligaciones y prohibiciones.
Todo ello quedará reflejado en el manual de funciones y obligaciones del personal. Tenga en cuenta que todas estas recomendaciones y medidas se pueden adaptar a las necesidades de cada empresa o profesional autónomo.
Para poder dar una mejor respuesta, no dude en contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.
En esta entrega os traemos varias cuestiones a tener en cuenta sobre la
geolocalización, dispositivos, vehículos o aplicaciones con sistema GPS que
utilizamos en nuestra empresa. Veremos que obligaciones establece tanto el RGPD 2016/679, de
27 de abril y la LOPDGDD
3/2018, de 5 diciembre, siempre amparándonos en el artículo 20.3 del Estatuto
de los Trabajadores aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de
octubre
Geolocalización
En la actualidad, la geolocalización es una herramienta muy valiosa para
muchas empresas, ya que permite conocer la ubicación de los usuarios y, por
tanto, prestar servicios personalizados y adaptados a sus necesidades. Sin
embargo, es importante tener en cuenta que determinar la ubicación implica el
tratamiento de datos personales, por lo que las empresas deben cumplir con la
normativa de protección de datos.
La geolocalización es una técnica que se utiliza para determinar la
ubicación geográfica de un dispositivo, vehículo o persona y se ha vuelto cada
vez más común en el mundo digital. Sin embargo, su uso puede tener consecuencias
para la privacidad y la protección de datos personales. En primer lugar, es
importante tener en cuenta que los datos de ubicación pueden ser muy sensibles,
ya que pueden revelar la ubicación de una persona en tiempo real y su historial
de ubicación. Esto puede ser utilizado por terceros para finalidades de seguimiento,
publicidad dirigida o incluso para la comisión de delitos. Si necesita más
información al respecto, no dude en contactar con LegalDPO.
Empleados
En la actualidad, muchas empresas utilizan el GPS para gestionar su
flota de vehículos y para monitorizar el trabajo de sus empleados que se
desplazan. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el tratamiento de
datos de geolocalización implica una serie de obligaciones legales.
Geolocalización en dispositivos de la empresa
En primer lugar, la geolocalización de los móviles de los empleados,
portátiles, tablets y los vehículos de la empresa debe estar justificada por
una necesidad legítima, como puede ser la optimización de rutas o la seguridad
de los trabajadores. En ningún caso se puede utilizar la ubicación con fines de
control laboral abusivo y, en todo caso, tendremos que informar al trabajador
sobre este tratamiento de datos. Esto es de aplicación tanto a un móvil que
entreguemos a los trabajadores como a las aplicaciones que utilicemos para el
registro de la jornada y que tengan sistema de localización en tiempo real.
Geolocalización en vehículos de la empresa
En cuanto a los vehículos de la empresa, es importante tener en cuenta
que la ubicación de los mismos también puede estar sujeta a otras normativas,
como la Ley de Prevención de Riesgos Laborales o el Reglamento General de
Vehículos. En este sentido, las empresas deben asegurarse de cumplir con todas
las obligaciones legales que correspondan. En cuanto a la legalidad de la
geolocalización de coches, existen diversas leyes que regulan el uso de
dispositivos de seguimiento y localización en vehículos. La LOPDGDD establece
que los datos de ubicación solo pueden ser utilizados para fines específicos y
legítimos, y que los usuarios deben ser informados de forma clara y concisa
sobre el uso que se da a sus datos.
¿Se necesita el consentimiento expreso para realizar el seguimiento de
dispositivos o vehículos de mi empresa?
Hemos dicho que la ley, tanto el art. 20.3 del Estatuto de los
Trabajadores, así como el 90 de la LOPDGDD nos permiten utilizar este mecanismo
cumpliendo varios requisitos:
Informar al
trabajador/a de forma previa, indicando la finalidad, legitimación, límites y
derechos
Asegurar que los
datos de ubicación solo se emplearán durante la jornada laboral
Si carecemos de interés legítimo, por ejemplo para la seguridad de
vehículos, control o fichaje laboral a través de una aplicación que rastrea la
ubicación u otras, las empresas deben obtener el consentimiento previo y
expreso de los trabajadores para el tratamiento de sus datos de localización.
Este consentimiento debe ser informado y específico, es decir, debe detallar
claramente la finalidad del tratamiento y las consecuencias que puede tener
para los trabajadores.
Sistemas de localización en dispositivos o vehículos privados de los
trabajadores
Aunque es una cuestión que no debería generar dudas, esta
clase de tratamiento resulta del todo desproporcionada con las finalidades que
queramos perseguir, aunque es posible.
El supuesto que no plantea problemas es implementar la
localización a través de una aplicación para el registro de la jornada laboral,
ya que normalmente las aplicaciones de esta clase solo la utilizan el momento
de hacer el registro, sin seguimiento.
Para supuestos distintos en los que necesitemos implementar
el seguimiento de la ubicación en dispositivos o vehículos privados, contacten
con el departamento jurídico de LegalDPO en la dirección de correo juridico@legaldpo.es para analizar cada
supuesto y conocer la viabilidad.
Derechos de los trabajadores
Los trabajadores tienen derecho a acceder, rectificar, cancelar y
oponerse al tratamiento de sus datos de localización. Las empresas deben
garantizar el ejercicio efectivo de estos derechos y ofrecer a los trabajadores
las herramientas necesarias para hacerlo. Estos derechos, como hemos visto
anteriormente, tienen sus limitaciones, pero será necesario determinar si
existe la posibilidad de aplicar medidas de control menos intrusivas antes de
la implementación de la geolocalización. El artículo 90 de la LOPDGDD establece
que en ningún caso se podrán utilizar los datos obtenidos fuera de la jornada
laboral, como límite al uso de este sistema.
En conclusión, la
geolocalización de los móviles de los empleados y los vehículos de la empresa
puede ser una herramienta muy útil para muchas empresas, pero es necesario
cumplir con la normativa de protección de datos y otras normativas aplicables,
sin necesidad de obtener el consentimiento expreso, pero siendo necesario
cumplir con el principio de información.
Geolocalización de usuarios o clientes
También caben los supuestos de utilizar aplicaciones que
rastrean la ubicación de nuestros clientes. Salvo que resulte imprescindible
para prestar un servicio, tendremos que obtener el consentimiento expreso.
El ejemplo más habitual es el de los conductores privados o
servicios de taxi que utilizan aplicaciones con rastreo en tiempo real, siendo
imprescindible para localizar al cliente.
Si tiene dudas al respecto contacte con nosotros para
conocer su situación.
Seguridad de la información
En cuanto a la protección de datos, las empresas deben garantizar la seguridad de los datos de geolocalización y evitar su acceso, modificación o destrucción no autorizados. Además, deben limitar el acceso a estos datos únicamente a aquellas personas que necesiten conocerlos para realizar su trabajo.
Esperamos que esta
información haya sido de utilidad. Si tienes alguna duda o consulta, no dude en
contactar con nosotros, escribiendo a hola@legaldpo.es
o llamando al 912 300 312. Asimismo, visite nuestra web www.legaldpo.es
para conocer más información sobre nuestros servicios.
El uso de las instalaciones de cámaras y
videocámaras debe seguir ciertas reglas que rigen todo el proceso desde su
captación, almacenamiento, reproducción hasta su cancelación. El responsable
deberá tener en cuenta los siguientes principios:
Se instalará un cartel (como mínimo) en lugar visible que informe de que se está en un establecimiento videovigilado. LEGALDPO le proveerá del mencionado cartel con todas aquellas estipulaciones exigidas por la legislación.
Deberá colocarse
un cartel en cada entrada que de paso a una estancia videovigilada. Ej. Tenemos
una instalación con 3 entradas y dos de ellas dan paso a un recinto principal
videovigilado. Cada entrada deberá tener un cartel. La tercera entrada da paso a
una estancia privada para el personal que no está vigilada por cámaras, no
necesitará cartel. Sin embargo, la estancia del personal si da paso al recinto
principal videovigilado, por lo que si necesitará cartel. En total, debemos
colocar 3 carteles.
Debe existir una
relación de proporcionalidad entre la finalidad perseguida y el modo en el que
se traten los datos.
Debe informarse
sobre la captación y/o grabación de las imágenes. Ej. Incluso en los casos en
los que las videocámaras se utilicen para fines lícitos y legítimos como la
seguridad de las instalaciones, se deberá informar igualmente.
El uso de
instalaciones de cámaras o videocámaras sólo es admisible cuando no exista un
medio menos invasivo. Ej. No es necesario grabar a los estudiantes de una clase
para realizar controles de presencia cuando bastaría el método tradicional de
pasar lista.
Las cámaras y
videocámaras instaladas en espacios privados no podrán obtener imágenes de
espacios públicos. Ej. Una videocámara utilizada con fines de seguridad privada
situada en un edificio no debería tomar imágenes de toda la calle en la que
éste se encuentre.
Podrían tomarse
imágenes parciales y limitadas de vías públicas cuando resulte imprescindible
para la finalidad de vigilancia que se pretende, o resulte imposible evitarlo
por razón de la ubicación de aquéllas. Ej. Si una cámara debe ubicarse
necesariamente en la puerta de entrada de una entidad bancaria, o en la esquina
de un edificio debería orientarse de modo que la parte de vía pública que
recoja se limite al acceso vigilado sin recoger más porción de la
imprescindible. No podrán captarse imágenes del resto de la acera o de la
calle. Otro ejemplo sería la entrada de un garaje que graba las matrículas de
los vehículos y, necesariamente, enfoca a la vía pública. Debería colocarse la
cámara de tal forma que capte la matrícula pero enfoque la menor porción
posible de la vía pública.
En cualquier caso el uso de sistemas de videovigilancia deberá ser respetuoso con los derechos de las personas y el resto del Ordenamiento jurídico. Ej. No sería admisible la captación de imágenes en espacios protegidos por el derecho a la intimidad como los interiores de viviendas cercanas, en baños o vestuarios o en espacios físicos ajenos al específicamente protegido por la instalación.
Lea nuestro artículos sobre la videovigilancia en las empresas en este enlace.
Tiempo de conservación
Las imágenes se conservarán por el tiempo imprescindible para la satisfacción de la finalidad para la que se recabaron. Ej. Como más adelante se señala en esta Guía la Instrucción 1/2006 sobre conservación de las imágenes con fines de vigilancia fija un plazo máximo de un mes. En los casos en que las imágenes se capten a otros efectos se someterá a la legislación específica aplicable.
Las imágenes obtenida a través de cámaras de vigilancia, de
acuerdo con la definición del art. 4 RGPD, supone un tratamiento de datos de
carácter personal. Por ello, todo tratamiento con fines de seguridad, control
laboral o cualquier otro, deberá ajustarse a los principios del art. 5 RGPD.
En esta entrega nos centraremos en los aspectos básicos sobre el uso de cámaras de videovigilancia en el entorno laboral. Si ya dispone de cámaras, consulte nuestra guía sobre cómo instalar los carteles de videovigilancia. Solicítelos a hola@legaldpo.es
¿Es
legal el uso de cámaras en mi empresa?
Sí. El uso
de cámaras con fines de videovigilancia y/o control laboral es totalmente
legal. Es necesario informar a clientes, trabajadores o personas que accedan a
las instalaciones. La recomendación es enviar una circular informativa a los
empleados y disponer de un cartel informativo.
NOTA: aquellas
cámaras cuya activación esté ligada a la activación de una alarma de seguridad
no requieren acciones, salvo los avisos mediante carteles disuasorios.
¿Puedo
grabar a mis trabajadores?
Sí. Tenderemos que informarles de estas medidas y hacer una
clara distinción de la finalidad:
Seguridad de las instalaciones, personas y/o bienes:
Al amparo de nuestro interés legítimo del artículo 6.1.f) RGPD y el artículo 22 de la LOPDGDD. Informaremos con los carteles de videovigilancia que le facilitamos desde LegalDPO. Estos carteles deberán ubicarse en cada entrada a las zonas videovigiladas. Consulte nuestro artículo sobre la forma de informar y colocar carteles de videovigilancia.
Control laboral:
Al igual que el caso anterior, estamos legitimados para poder realizar control laboral en base a los artículos 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y el 89 LOPDGDD. No es necesario obtener el consentimiento expreso, pero sí tendremos que informar sobre la legitimación y la proporcionalidad de esta medida. Contacto con el departamento jurídico de LegalDPO para estudiar su caso si tiene pensado implementar estas medidas.
Visionado en tiempo real:
Será necesario cumplir con los mismos requisitos hasta ahora mencionados.
¿Se
puede grabar el audio?
No. Se
trata de una medida desproporcionada. El informe
jurídico de la AEPD sobre esta cuestión, determinó que las grabaciones de
audio o voz, conversaciones de empleados y cualquier persona que acuda a
nuestras instalaciones, no cumplen con el principio de proporcionalidad y es
del todo una medida intrusiva, para la intimidad y para el derecho a la
privacidad o protección de datos.
¿En qué zonas no puedo grabar?
En zonas de descanso o zonas privadas como aseos, cocinas,
vestuarios, etc. Se evitará la captación de imágenes en zonas destinadas al
descanso de los trabajadores. Adicionalmente, solamente se podrán grabar
espacios privados, evitando la captación de la vía pública. En ningún caso se
admitirá la instalación de sistemas de grabación de sonidos ni de
videovigilancia en lugares destinados al descanso o esparcimiento de los
trabajadores o los empleados públicos, tales como vestuarios, aseos, comedores
o análogos.
¿Quién podrá visualizar las imágenes?
El acceso
a las imágenes solo podrán realizarlo las empresas prestadoras del servicio, el
gerente, personal autorizado siempre con acuerdo de confidencialidad o por ser
requeridas por las autoridades. y siempre garantizando el derecho a la
intimidad.
¿Cuánto
tiempo puedo o debo almacenar las imágenes?
Las
imágenes se conservarán por el tiempo imprescindible para la satisfacción de la
finalidad para la que se recabaron. Ej. Como más adelante se señala, la
Instrucción 1/2006 sobre conservación de las imágenes con fines de vigilancia
fija un plazo máximo de un mes. En los casos en que las imágenes se capten a
otros efectos se someterá a la legislación específica aplicable.
El tiempo será de un mes (30 días), que podrá ser superior en
caso de haberse producido un incidente y nos ejerciten algún derecho, si no
podemos ofrecer la visualización al afectado por aparecer otros terceros,
bloquearemos su eliminación e informaremos sobre la necesidad de denunciarlo a
las autoridades para que nos soliciten la grabación. En todos los casos, debemos asegurarnos que almacenamos las imágenes disponiendo de medidas de seguridad suficientes
¿Qué
ocurre con las grabaciones a la vía pública?
Las
cámaras y videocámaras instaladas en espacios privados no podrán obtener
imágenes de espacios públicos. Ej. Una videocámara utilizada con fines de
seguridad privada situada en un edificio no debería tomar imágenes de toda la
calle en la que éste se encuentre.
Podrían
tomarse imágenes parciales y limitadas de vías públicas cuando resulte
imprescindible para la finalidad de vigilancia que se pretende, o resulte
imposible evitarlo por razón de la ubicación de aquéllas. Ej. Si una cámara
debe ubicarse necesariamente en la puerta de entrada de una entidad bancaria, o
en la esquina de un edificio debería orientarse de modo que la parte de vía
pública que recoja se limite al acceso vigilado sin recoger más porción de la
imprescindible. No podrán captarse imágenes del resto de la acera o de la
calle. Otro ejemplo sería la entrada de un garaje que graba las matrículas de
los vehículos y, necesariamente, enfoca a la vía pública. Debería colocarse la
cámara de tal forma que capte la matrícula pero enfoque la menor porción
posible de la vía pública.
Otros casos
¿Se
pueden utilizar cámaras ocultas?
No se
pueden utilizar cámaras ocultas sin informar, pero sí podemos ocultarlas o
mimetizarlas con el entorno, siempre cumpliendo con el principio de
información.
Taxis, vehículos VTC, autobuses o transporte de pasajeros
Cámaras de videovigilancia y cámaras on board: es muy usual que en los
últimos años se instalen cámaras de vigilancia para la seguridad, ya sea en el
interior o en el exterior para la obtención de pruebas en caso de incidente con
el vehículo. Es fundamental conocer los límites de las cámaras que graban la
vía pública, así como la implementación del cartel de videovigilancia dentro
del vehículo cuando utilicemos estas cámaras.
Comunidades de propietarios
Según la Ley de Propiedad Horizontal será necesario, con
carácter previo a dicha instalación, el acuerdo de la Junta de Propietarios. Asimismo,
las cámaras únicamente podrán instalarse en las zonas comunes de la propiedad,
y no podrán captarse imágenes de la vía pública a excepción de una franja
mínima de los accesos al inmueble. Tampoco podrán captarse imágenes de terrenos
y viviendas colindantes o de cualquier otro espacio ajeno.
Las plazas de garaje, las imágenes captadas por las cámaras se
limitarán exclusivamente a la plaza de aparcamiento de la que sea titular el
responsable del sistema y a una franja mínima de las zonas comunes que no sea
posible evitar captar para la vigilancia de la plaza, previa autorización de la
Junta de Propietarios que deberá constar en el acta correspondiente.
Las grabaciones realizadas por las videocámaras de particulares escapan al control del RGPD y la LOPDGDD, al tratarse de un tratamiento de datos de uso privativo. Del mismo modo, en palabras de la propia AEPD “está permitido que las personas físicas utilicen videocámaras con la finalidad de preservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones, por ejemplo, en la entrada, en la fachada o en la medianería de la vivienda particular. No obstante, estas videocámaras solo podrán captar imágenes de la vía pública en la medida en que resulte imprescindible para esa finalidad o cuando, por razón de la ubicación de las cámaras, sea imposible evitarlo, debiendo limitarse la captación de imágenes de terrenos y viviendas colindantes o de cualquier otro espacio ajeno. En todo caso, no podrán realizarse tratamientos cuando los datos personales afectados sean innecesarios para la finalidad legítima perseguida”.
Tenga en cuenta
que todas estas recomendaciones se pueden adaptar a las necesidades de cada
empresa o profesional autónomo. Para poder dar una mejor respuesta, no dude en
contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de
la AEPD en www.aepd.es.
En esta entrega queremos hablaros sobre las brechas de seguridad, qué son, clases, medidas, cómo actuar y las posibles consecuencias.
El Reglamento General de Protección de Datos Europeo (RGPD 2017/679, de 27 de abril) nos da una definición muy amplia sobre este concepto. La brecha de seguridad supone cualquier incidente, pérdida, robo, alteración o destrucción de información personal, comunicación o cesión a terceros sin consentimiento o autorización. En este sentido, podemos catalogar como brecha de seguridad, por ejemplo, los siguientes casos:
Pérdida o robo de ordenador, teléfono o
cualquier documento o dispositivo que almacene o contenga datos de terceros
Envío de documentación personal por error a
un tercero que no es destinatario
Acceso a nuestros sistemas o documentos por
terceros no autorizados
Eliminación accidental de documentos con
datos personales
¿Qué hago si he sufrido una brecha de
seguridad?
En primer lugar, cualquier sospecha
de haber sufrido una brecha será necesario analizar y registrar la misma. Dispone
del registro en su área de clientes.
Si usted es cliente de LegalDPO, contacte con juridico@legaldpo.es para que realicemos
el análisis.
Recuerde que es fundamental atender al procedimiento del art. 33
RGPD, siendo necesario actuar en plazo de 72 horas desde que se tienen conocimiento
de una brecha de seguridad. Por ello, es fundamental que notifique a LegalDPO
la información necesaria en plazo de 24 horas y que podamos realizar el análisis.
Puede utilizar el formulario para registro de brechas en su documentación
del área de clientes.
La información que necesitamos y
deberá remitir al departamento jurídico:
Breve descripción de los hechos
Naturaleza de la brecha: si un tercero no
autorizado a accedido a información personal, si ha sido robado o perdido un
dispositivo o documentación, si se ha alterado información original, se han
bloqueado el acceso a los datos. La naturaleza de la brecha se clasificará en
brecha de confidencialidad, integridad o disponibilidad.
Origen de la amenaza: si ha sido interna
(personal de la empresa) o externa (tercero), así como la intencionalidad:
error humano, error técnico, intencionada o accidental.
Medios por los que se ha materializado la
brecha: hacking, datos enviados por error, robo, eliminación incorrecta,
publicación no intencionada, revelación verbal, pérdida de dispositivo.
Sujetos afectados: clientes, alumnos,
empleados, usuarios de la web, proveedores y número aproximado de personas que
se han visto afectadas por la brecha.
Categoría de datos afectados: la clase de
datos que han sido objeto de la brecha, tales como datos de contacto, datos
bancarios, datos sensibles (salud, biométricos, etc.), información patrimonial,
datos de menores, personas vulnerables, etc.
Medidas de seguridad previas a la brecha:
descripción de las medidas existentes hasta la materialización o sospecha de la
brecha de seguridad, tales como contraseñas en dispositivos, registro de
entrada/salida de soportes, cifrado de datos, copias de seguridad, formación de
empleados, entre otras.
Actuación ante las brechas de seguridad
Una vez analizada la brecha de
seguridad y las consecuencias, nos encontraremos varios escenarios:
Necesidad de denunciar ante las autoridades
Contactar con los afectados
Comunicar la brecha a la Agencia Española de
Protección de Datos (AEPD), de acuerdo al artículo 33 del RGPD.
Implementación de medidas correctoras o
mejora de las existentes
Estas acciones dependerán del análisis
previo. En la mayoría de ocasiones son acumulativas, aunque la implementación
de medidas correctoras o mejora de éstas siempre estará presente.
Estas acciones se llevarán a cabo
en plazo máximo de 48 horas desde que notifique a LegalDPO la información
necesaria.
Infracciones y consecuencias
Un error muy común es la falsa
creencia o el miedo de comunicar una brecha a la AEPD. No debemos olvidar que
los errores humanos, técnicos así como los hackeos
estarán siempre presentes. La Agencia no va a sancionar siempre que hayamos
hecho todo lo posible para prevenir y evitar una brecha de seguridad, pero es
imposible asegurar que no se produzcan. Es importante que cuando sea necesario,
se notifique a la Autoridad. Siempre será más beneficioso comunicar que no
hacerlo por miedo a las consecuencias.
La vulneración del procedimiento descrito en el art. 33 RGPD es constitutivo de una infracción grave contemplada por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), en concreto del art. 73.r), cuya sanción podrá ascender hasta los 10 millones de euros o el 2% del volumen total del negocio. En cualquier caso, atendiendo a las Directrices 04/2022 sobre el cálculo de las multas bajo el RGPD, para empresas cuya facturación sea inferior a 2 millones de euros, la cuantía de la sanción podrá ser de 4.000 a 40.000 euros y para facturaciones superior a 2 millones de euros podrán ascender hasta los 200.000 euros.
Medidas tras una brecha de seguridad
Una vez que damos por concluida
la brecha de seguridad, salvo que lo hayamos hecho previamente, tendremos que
revisar las medidas de seguridad que tenemos implementadas.
Estas medidas podrán ser muy
diversas: desde la formación y sensibilización al personal en materia de protección
de datos, actualización de protocolos de actuación, cambio en los períodos de
realización de copias de seguridad, cifrado de datos, entre otras.
Junto al departamento jurídico de LegalDPO se realizará un nuevo análisis de riesgos y se decidirán las mejoras o actualizaciones que deben implementarse, siempre atendiendo a lo dispuesto en el art. 25 del RGPD, teniendo en cuenta el estado de la técnica, el coste de la aplicación y la naturaleza, ámbito, contexto y fines del tratamiento, así como los riesgos de diversa probabilidad y gravedad que entraña el tratamiento para los derechos y libertades de las personas físicas.
Artículo 25.1 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos)
No olvide contactar con LegalDPO si tiene cualquier duda o quiere ampliar esta información a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es. Puede consultar nuestros servicios en las páginas web, aplicables en toda España.
Por último, puede ampliar toda esta información desde el apartado «brechas de seguridad» en el sitio web de la AEPD.
