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Videovigilancia

¿Qué documentos tienen que firmar los empleados?

Author: \ 4 abril, 2024 \ Actualidad, COVID-19, Geolocalización, Otros temas, Proteccion de datos, Publicaciones AEPD, Reglamento europeo, Tecnología, Teletrabajo, Videovigilancia, WhatsApp \ 0 Comentarios

Como empresa o profesional con trabajadores a nuestro cargo, debemos observar la normativa vigente, no solo en materia de protección de datos, RGPD y LOPDGDD, también la legislación laboral, en especial el Estatuto de los Trabajadores.

El Estatuto, en su artículo 5, establece unas normas básicas para los trabajadores que son inherentes a la relación laboral o contractual:

Los trabajadores tienen como deberes básicos:

a) Cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad con las reglas de la buena fe y diligencia.

b) Observar las medidas de prevención de riesgos laborales que se adopten.

c) Cumplir las órdenes e instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus facultades directivas.

d) No concurrir con la actividad de la empresa, en los términos fijados en esta ley.

e) Contribuir a la mejora de la productividad.

f) Cuantos se deriven, en su caso, de los respectivos contratos de trabajo.

Como se desprende de la literalidad de este artículo, quedan en el aire muchas cuestiones como la confidencialidad, la competencia desleal, la responsabilidad por mal uso de la información, entre otras. Por ello, en este artículo veremos qué documentación debemos firmar o entregar a los empleados. Se encuentra disponible en su área de clientes. Contacte con el departamento jurídico en caso de duda o escriba a hola@legaldpo.es.

Documentación para empleados

Manual de funciones y obligaciones del personal

En este documento reflejamos no solo los deberes básicos de los empleados, también les ofrecemos información sobre:

  • Normas de uso de dispositivos y documentos.
  • Obligaciones de confidencialidad y la regulación de la competencia desleal,
  • Deber de colaboración en caso de brecha de seguridad en los datos de nuestra empresa.
  • Medidas de seguridad técnica y organizativa que deben aplicar en su día a día.

También se incluye el principio de información a los trabajadores sobre cómo vamos a utilizar sus datos, si los vamos a ceder a terceros o a organismos públicos, si comunicaremos datos de RLC Y RNT (antiguos TC1 y TC2) a posibles empresas contratistas, cómo realizamos el registro de la jornada laboral, sus derechos a la desconexión digital, a recibir comunicaciones, entre otras. Se utilizará para cuestiones como, por ejemplo, la instalación de cámaras de videovigilancia en la empresa y su finalidad, vehículos o móviles llevan instalados  sistemas de geolocalización, qué haremos con el móvil o correo electrónico en caso de baja temporal o permanente. Todo esto se tratará más adelante.

En definitiva, utilizaremos este documento para cumplir con nuestras obligaciones como empresa, pero sobre todo lo utilizaremos para que el trabajador conozca sus deberes y derechos y para regular las cuestiones que fueran relevantes. Este documento se podrá modificar según las necesidades de cada uno, por lo que no dude en contactar con nosotros y actualizarlo en caso que fuera necesario.

NOTA: En caso de que algún empleado se niegue a firmarlo, igualmente le entregaremos el documento o se lo enviaremos por correo electrónico, siendo la prueba de que ha recibido la información. Con ello el trabajador quedará obligado a aquellas cuestiones que no requieran su consentimiento expreso (por ejemplo para publicar sus fotos en redes sociales o para incluir su teléfono personal en un grupo de WhatsApp).

Responsable informático

El empleado que gestione los sistemas informáticos de la empresa deberá cumplir una serie de medidas adicionales por razón de su puesto, ya que podrá tener acceso a la totalidad de la información de nuestra empresa.

En caso de ser realizado por empresa o profesional externo, autónomo, se firmará un contrato de acceso a datos o contrato de encargado del tratamiento que tiene disponible en su área de clientes.

Cláusula informativa para empleados grabados en las instalaciones

Si disponemos de sistemas de videovigilancia que realizan grabaciones en nuestra empresa, será necesario informar a los empleados. No hay que confundir si las cámaras son de seguridad y graban en caso de activación de una alarma, si las grabaciones son con fines de seguridad de las instalaciones o si vamos a emplear también esas grabaciones para control laboral. Lea nuestro artículo sobre esta cuestión en el que detallamos todos los aspectos que debe tener en cuenta.

Política de teletrabajo

Tras la pandemia por COVID-19, el teletrabajo ha pasado a ser algo muy habitual en la mayoría de las empresas españolas. Aunque el Manual de funciones y obligaciones al que hemos hecho referencia contempla las medidas que debe aplicar todo trabajador, realice el trabajo dentro o fuera de las oficinas, es necesario contemplar las condiciones del teletrabajo, horario, qué dispositivos entregamos y obligaciones específicas. En LegalDPO disponemos de un modelo de política de teletrabajo que podrá adaptar a cada caso particular y con el que dará cobertura a todo lo mencionado.

Cesión de derechos de imagen

Es muy habitual que utilicemos imágenes de la empresa para publicarlas en nuestra web o redes sociales con el objetivo de promocionar nuestra actividad. En ocasiones los empleados podrán aparecen en ellas y debemos cumplir ciertos requisitos.

Es necesario solicitar el consentimiento expreso para esta finalidad a través de la cláusula correspondiente.

Información sobre geolocalización de dispositivos y/o vehículos

Aunque en nuestro artículo sobre dispositivos geolocalizados, que puede leer aquí, ofrecemos información detallada, les recordamos:

  • Es necesario informar a los trabajadores si dispositivos o vehículos llevan sistemas GPS, pero no es necesario su consentimiento expreso si los dispositivos o vehículos son de la empresa, solo se informará.
  • En caso de querer instalar algún sistema en dispositivos o vehículos privados, sí será necesario el consentimiento expreso, aunque no recomendamos hacer esta acción salvo que sea por motivos de seguridad de las personas.
  • Registro de jornada laboral a través de móvil con aplicación que registra la ubicación: si el móvil es de la empresa debemos informar. En caso de dispositivo privado, necesitamos el consentimiento expreso y si no lo obtenemos, tendremos que ofrecer un sistema de registro alternativo.
  • Acceda a información detallada sobre la geolocalización aquí.

Monitorización de los equipos

Cabe la posibilidad de revisar los equipos que utilizan los empleados. Siempre respetando el derecho a la intimidad, recogido en el artículo 87 de la LOPDGDD, tendremos que informar sobre este aspecto y establecer los límites.

Registro de jornada laboral

Aunque ya hemos hecho referencia a este asunto, vamos a establecer las condiciones, límites y obligaciones del registro de la jornada laboral, de acuerdo con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo  y a la guía del Ministerio de Trabajo y Economía Social. Esta obligación se desprende del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria (…).

Empleados autónomos

Los empleados autónomos, económicamente dependientes o no de nuestra empresa, por su condición de profesional o empresario individual, firmar un contrato de acceso a datos o contrato de encargado del tratamiento. Este contrato es similar al que firmamos con proveedores y que recogen todas las obligaciones sobre el tratamiento de datos.

Por otro lado, será necesario que firmen documentación específica sobre registro de jonda, videovigilancia, cesión de derechos de imagen y todo aquello que sea de aplicación.

Tiene disponible toda la documentación en su área de clientes. Puede acceder pulsando aquí. Si ha olvidado su contraseña, utilice el apartado “ha olvidado su contraseña”. No dude en contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.

Instrucciones para colocar el cartel de videovigilancia

Author: \ 15 febrero, 2024 \ Proteccion de datos, Publicaciones AEPD, Videovigilancia \ 0 Comentarios

El uso de las instalaciones de cámaras y videocámaras debe seguir ciertas reglas que rigen todo el proceso desde su captación, almacenamiento, reproducción hasta su cancelación. El responsable deberá tener en cuenta los siguientes principios:

  • Se instalará un cartel (como mínimo) en lugar visible que informe de que se está en un establecimiento videovigilado. LEGALDPO le proveerá del mencionado cartel con todas aquellas estipulaciones exigidas por la legislación.
  • Deberá colocarse un cartel en cada entrada que de paso a una estancia videovigilada. Ej. Tenemos una instalación con 3 entradas y dos de ellas dan paso a un recinto principal videovigilado. Cada entrada deberá tener un cartel. La tercera entrada da paso a una estancia privada para el personal que no está vigilada por cámaras, no necesitará cartel. Sin embargo, la estancia del personal si da paso al recinto principal videovigilado, por lo que si necesitará cartel. En total, debemos colocar 3 carteles.
  • Debe existir una relación de proporcionalidad entre la finalidad perseguida y el modo en el que se traten los datos.
  • Debe informarse sobre la captación y/o grabación de las imágenes. Ej. Incluso en los casos en los que las videocámaras se utilicen para fines lícitos y legítimos como la seguridad de las instalaciones, se deberá informar igualmente.
  • El uso de instalaciones de cámaras o videocámaras sólo es admisible cuando no exista un medio menos invasivo. Ej. No es necesario grabar a los estudiantes de una clase para realizar controles de presencia cuando bastaría el método tradicional de pasar lista.
  • Las cámaras y videocámaras instaladas en espacios privados no podrán obtener imágenes de espacios públicos. Ej. Una videocámara utilizada con fines de seguridad privada situada en un edificio no debería tomar imágenes de toda la calle en la que éste se encuentre.
  • Podrían tomarse imágenes parciales y limitadas de vías públicas cuando resulte imprescindible para la finalidad de vigilancia que se pretende, o resulte imposible evitarlo por razón de la ubicación de aquéllas. Ej. Si una cámara debe ubicarse necesariamente en la puerta de entrada de una entidad bancaria, o en la esquina de un edificio debería orientarse de modo que la parte de vía pública que recoja se limite al acceso vigilado sin recoger más porción de la imprescindible. No podrán captarse imágenes del resto de la acera o de la calle. Otro ejemplo sería la entrada de un garaje que graba las matrículas de los vehículos y, necesariamente, enfoca a la vía pública. Debería colocarse la cámara de tal forma que capte la matrícula pero enfoque la menor porción posible de la vía pública.

En cualquier caso el uso de sistemas de videovigilancia deberá ser respetuoso con los derechos de las personas y el resto del Ordenamiento jurídico. Ej. No sería admisible la captación de imágenes en espacios protegidos por el derecho a la intimidad como los interiores de viviendas cercanas, en baños o vestuarios o en espacios físicos ajenos al específicamente protegido por la instalación.

Lea nuestro artículos sobre la videovigilancia en las empresas en este enlace.

Tiempo de conservación

Las imágenes se conservarán por el tiempo imprescindible para la satisfacción de la finalidad para la que se recabaron. Ej. Como más adelante se señala en esta Guía la Instrucción 1/2006 sobre conservación de las imágenes con fines de vigilancia fija un plazo máximo de un mes. En los casos en que las imágenes se capten a otros efectos se someterá a la legislación específica aplicable.

Videovigilancia en la empresa

Author: \ 15 febrero, 2024 \ Actualidad, Proteccion de datos, Publicaciones AEPD, Videovigilancia \ 0 Comentarios

Las imágenes obtenida a través de cámaras de vigilancia, de acuerdo con la definición del art. 4 RGPD, supone un tratamiento de datos de carácter personal. Por ello, todo tratamiento con fines de seguridad, control laboral o cualquier otro, deberá ajustarse a los principios del art. 5 RGPD.

En esta entrega nos centraremos en los aspectos básicos sobre el uso de cámaras de videovigilancia en el entorno laboral. Si ya dispone de cámaras, consulte nuestra guía sobre cómo instalar los carteles de videovigilancia. Solicítelos a hola@legaldpo.es

¿Es legal el uso de cámaras en mi empresa?

Sí. El uso de cámaras con fines de videovigilancia y/o control laboral es totalmente legal. Es necesario informar a clientes, trabajadores o personas que accedan a las instalaciones. La recomendación es enviar una circular informativa a los empleados y disponer de un cartel informativo.

NOTA: aquellas cámaras cuya activación esté ligada a la activación de una alarma de seguridad no requieren acciones, salvo los avisos mediante carteles disuasorios.

¿Puedo grabar a mis trabajadores?

Sí. Tenderemos que informarles de estas medidas y hacer una clara distinción de la finalidad:

Seguridad de las instalaciones, personas y/o bienes:

Al amparo de nuestro interés legítimo del artículo 6.1.f) RGPD y el artículo 22 de la LOPDGDD. Informaremos con los carteles de videovigilancia que le facilitamos desde LegalDPO. Estos carteles deberán ubicarse en cada entrada a las zonas videovigiladas. Consulte nuestro artículo sobre la forma de informar y colocar carteles de videovigilancia.

Control laboral:

Al igual que el caso anterior, estamos legitimados para poder realizar control laboral en base a los artículos 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y el 89 LOPDGDD. No es necesario obtener el consentimiento expreso, pero sí tendremos que informar sobre la legitimación y la proporcionalidad de esta medida. Contacto con el departamento jurídico de LegalDPO para estudiar su caso si tiene pensado implementar estas medidas.

Visionado en tiempo real:

Será necesario cumplir con los mismos requisitos hasta ahora mencionados.

¿Se puede grabar el audio?

No. Se trata de una medida desproporcionada. El informe jurídico de la AEPD sobre esta cuestión, determinó que las grabaciones de audio o voz, conversaciones de empleados y cualquier persona que acuda a nuestras instalaciones, no cumplen con el principio de proporcionalidad y es del todo una medida intrusiva, para la intimidad y para el derecho a la privacidad o protección de datos.

¿En qué zonas no puedo grabar?

En zonas de descanso o zonas privadas como aseos, cocinas, vestuarios, etc. Se evitará la captación de imágenes en zonas destinadas al descanso de los trabajadores. Adicionalmente, solamente se podrán grabar espacios privados, evitando la captación de la vía pública. En ningún caso se admitirá la instalación de sistemas de grabación de sonidos ni de videovigilancia en lugares destinados al descanso o esparcimiento de los trabajadores o los empleados públicos, tales como vestuarios, aseos, comedores o análogos.

¿Quién podrá visualizar las imágenes?

El acceso a las imágenes solo podrán realizarlo las empresas prestadoras del servicio, el gerente, personal autorizado siempre con acuerdo de confidencialidad o por ser requeridas por las autoridades. y siempre garantizando el derecho a la intimidad.

¿Cuánto tiempo puedo o debo almacenar las imágenes?

Las imágenes se conservarán por el tiempo imprescindible para la satisfacción de la finalidad para la que se recabaron. Ej. Como más adelante se señala, la Instrucción 1/2006 sobre conservación de las imágenes con fines de vigilancia fija un plazo máximo de un mes. En los casos en que las imágenes se capten a otros efectos se someterá a la legislación específica aplicable.

El tiempo será de un mes (30 días), que podrá ser superior en caso de haberse producido un incidente y nos ejerciten algún derecho, si no podemos ofrecer la visualización al afectado por aparecer otros terceros, bloquearemos su eliminación e informaremos sobre la necesidad de denunciarlo a las autoridades para que nos soliciten la grabación. En todos los casos, debemos asegurarnos que almacenamos las imágenes disponiendo  de medidas de seguridad suficientes

¿Qué ocurre con las grabaciones a la vía pública?

Las cámaras y videocámaras instaladas en espacios privados no podrán obtener imágenes de espacios públicos. Ej. Una videocámara utilizada con fines de seguridad privada situada en un edificio no debería tomar imágenes de toda la calle en la que éste se encuentre.

Podrían tomarse imágenes parciales y limitadas de vías públicas cuando resulte imprescindible para la finalidad de vigilancia que se pretende, o resulte imposible evitarlo por razón de la ubicación de aquéllas. Ej. Si una cámara debe ubicarse necesariamente en la puerta de entrada de una entidad bancaria, o en la esquina de un edificio debería orientarse de modo que la parte de vía pública que recoja se limite al acceso vigilado sin recoger más porción de la imprescindible. No podrán captarse imágenes del resto de la acera o de la calle. Otro ejemplo sería la entrada de un garaje que graba las matrículas de los vehículos y, necesariamente, enfoca a la vía pública. Debería colocarse la cámara de tal forma que capte la matrícula pero enfoque la menor porción posible de la vía pública.

Otros casos

¿Se pueden utilizar cámaras ocultas?

No se pueden utilizar cámaras ocultas sin informar, pero sí podemos ocultarlas o mimetizarlas con el entorno, siempre cumpliendo con el principio de información.

Taxis, vehículos VTC, autobuses o transporte de pasajeros

Cámaras de videovigilancia y cámaras on board: es muy usual que en los últimos años se instalen cámaras de vigilancia para la seguridad, ya sea en el interior o en el exterior para la obtención de pruebas en caso de incidente con el vehículo. Es fundamental conocer los límites de las cámaras que graban la vía pública, así como la implementación del cartel de videovigilancia dentro del vehículo cuando utilicemos estas cámaras.

Comunidades de propietarios

Según la Ley de Propiedad Horizontal será necesario, con carácter previo a dicha instalación, el acuerdo de la Junta de Propietarios. Asimismo, las cámaras únicamente podrán instalarse en las zonas comunes de la propiedad, y no podrán captarse imágenes de la vía pública a excepción de una franja mínima de los accesos al inmueble. Tampoco podrán captarse imágenes de terrenos y viviendas colindantes o de cualquier otro espacio ajeno.

Las plazas de garaje, las imágenes captadas por las cámaras se limitarán exclusivamente a la plaza de aparcamiento de la que sea titular el responsable del sistema y a una franja mínima de las zonas comunes que no sea posible evitar captar para la vigilancia de la plaza, previa autorización de la Junta de Propietarios que deberá constar en el acta correspondiente.

Consulte más información sobre comunidades de propietarios a LegalDPO escribiendo al correo hola@lgaldpo.es o en nuestro teléfono 91 230 03 12. Asimismo, dispone de un apartado específico sobre comunidades en la web de la AEPD.

Uso de cámaras por particulares

Las grabaciones realizadas por las videocámaras de particulares escapan al control del RGPD y la LOPDGDD, al tratarse de un tratamiento de datos de uso privativo. Del mismo modo, en palabras de la propia AEPD “está permitido que las personas físicas utilicen videocámaras con la finalidad de preservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones, por ejemplo, en la entrada, en la fachada o en la medianería de la vivienda particular. No obstante, estas videocámaras solo podrán captar imágenes de la vía pública en la medida en que resulte imprescindible para esa finalidad o cuando, por razón de la ubicación de las cámaras, sea imposible evitarlo, debiendo limitarse la captación de imágenes de terrenos y viviendas colindantes o de cualquier otro espacio ajeno. En todo caso, no podrán realizarse tratamientos cuando los datos personales afectados sean innecesarios para la finalidad legítima perseguida”.

Tenga en cuenta que todas estas recomendaciones se pueden adaptar a las necesidades de cada empresa o profesional autónomo. Para poder dar una mejor respuesta, no dude en contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.