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¿Qué documentos tienen que firmar los empleados?

Como empresa o profesional con trabajadores a nuestro cargo, debemos observar la normativa vigente, no solo en materia de protección de datos, RGPD y LOPDGDD, también la legislación laboral, en especial el Estatuto de los Trabajadores.

El Estatuto, en su artículo 5, establece unas normas básicas para los trabajadores que son inherentes a la relación laboral o contractual:

Los trabajadores tienen como deberes básicos:

a) Cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad con las reglas de la buena fe y diligencia.

b) Observar las medidas de prevención de riesgos laborales que se adopten.

c) Cumplir las órdenes e instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus facultades directivas.

d) No concurrir con la actividad de la empresa, en los términos fijados en esta ley.

e) Contribuir a la mejora de la productividad.

f) Cuantos se deriven, en su caso, de los respectivos contratos de trabajo.

Como se desprende de la literalidad de este artículo, quedan en el aire muchas cuestiones como la confidencialidad, la competencia desleal, la responsabilidad por mal uso de la información, entre otras. Por ello, en este artículo veremos qué documentación debemos firmar o entregar a los empleados. Se encuentra disponible en su área de clientes. Contacte con el departamento jurídico en caso de duda o escriba a hola@legaldpo.es.

Documentación para empleados

Manual de funciones y obligaciones del personal

En este documento reflejamos no solo los deberes básicos de los empleados, también les ofrecemos información sobre:

  • Normas de uso de dispositivos y documentos.
  • Obligaciones de confidencialidad y la regulación de la competencia desleal,
  • Deber de colaboración en caso de brecha de seguridad en los datos de nuestra empresa.
  • Medidas de seguridad técnica y organizativa que deben aplicar en su día a día.

También se incluye el principio de información a los trabajadores sobre cómo vamos a utilizar sus datos, si los vamos a ceder a terceros o a organismos públicos, si comunicaremos datos de RLC Y RNT (antiguos TC1 y TC2) a posibles empresas contratistas, cómo realizamos el registro de la jornada laboral, sus derechos a la desconexión digital, a recibir comunicaciones, entre otras. Se utilizará para cuestiones como, por ejemplo, la instalación de cámaras de videovigilancia en la empresa y su finalidad, vehículos o móviles llevan instalados  sistemas de geolocalización, qué haremos con el móvil o correo electrónico en caso de baja temporal o permanente. Todo esto se tratará más adelante.

En definitiva, utilizaremos este documento para cumplir con nuestras obligaciones como empresa, pero sobre todo lo utilizaremos para que el trabajador conozca sus deberes y derechos y para regular las cuestiones que fueran relevantes. Este documento se podrá modificar según las necesidades de cada uno, por lo que no dude en contactar con nosotros y actualizarlo en caso que fuera necesario.

NOTA: En caso de que algún empleado se niegue a firmarlo, igualmente le entregaremos el documento o se lo enviaremos por correo electrónico, siendo la prueba de que ha recibido la información. Con ello el trabajador quedará obligado a aquellas cuestiones que no requieran su consentimiento expreso (por ejemplo para publicar sus fotos en redes sociales o para incluir su teléfono personal en un grupo de WhatsApp).

Responsable informático

El empleado que gestione los sistemas informáticos de la empresa deberá cumplir una serie de medidas adicionales por razón de su puesto, ya que podrá tener acceso a la totalidad de la información de nuestra empresa.

En caso de ser realizado por empresa o profesional externo, autónomo, se firmará un contrato de acceso a datos o contrato de encargado del tratamiento que tiene disponible en su área de clientes.

Cláusula informativa para empleados grabados en las instalaciones

Si disponemos de sistemas de videovigilancia que realizan grabaciones en nuestra empresa, será necesario informar a los empleados. No hay que confundir si las cámaras son de seguridad y graban en caso de activación de una alarma, si las grabaciones son con fines de seguridad de las instalaciones o si vamos a emplear también esas grabaciones para control laboral. Lea nuestro artículo sobre esta cuestión en el que detallamos todos los aspectos que debe tener en cuenta.

Política de teletrabajo

Tras la pandemia por COVID-19, el teletrabajo ha pasado a ser algo muy habitual en la mayoría de las empresas españolas. Aunque el Manual de funciones y obligaciones al que hemos hecho referencia contempla las medidas que debe aplicar todo trabajador, realice el trabajo dentro o fuera de las oficinas, es necesario contemplar las condiciones del teletrabajo, horario, qué dispositivos entregamos y obligaciones específicas. En LegalDPO disponemos de un modelo de política de teletrabajo que podrá adaptar a cada caso particular y con el que dará cobertura a todo lo mencionado.

Cesión de derechos de imagen

Es muy habitual que utilicemos imágenes de la empresa para publicarlas en nuestra web o redes sociales con el objetivo de promocionar nuestra actividad. En ocasiones los empleados podrán aparecen en ellas y debemos cumplir ciertos requisitos.

Es necesario solicitar el consentimiento expreso para esta finalidad a través de la cláusula correspondiente.

Información sobre geolocalización de dispositivos y/o vehículos

Aunque en nuestro artículo sobre dispositivos geolocalizados, que puede leer aquí, ofrecemos información detallada, les recordamos:

  • Es necesario informar a los trabajadores si dispositivos o vehículos llevan sistemas GPS, pero no es necesario su consentimiento expreso si los dispositivos o vehículos son de la empresa, solo se informará.
  • En caso de querer instalar algún sistema en dispositivos o vehículos privados, sí será necesario el consentimiento expreso, aunque no recomendamos hacer esta acción salvo que sea por motivos de seguridad de las personas.
  • Registro de jornada laboral a través de móvil con aplicación que registra la ubicación: si el móvil es de la empresa debemos informar. En caso de dispositivo privado, necesitamos el consentimiento expreso y si no lo obtenemos, tendremos que ofrecer un sistema de registro alternativo.
  • Acceda a información detallada sobre la geolocalización aquí.

Monitorización de los equipos

Cabe la posibilidad de revisar los equipos que utilizan los empleados. Siempre respetando el derecho a la intimidad, recogido en el artículo 87 de la LOPDGDD, tendremos que informar sobre este aspecto y establecer los límites.

Registro de jornada laboral

Aunque ya hemos hecho referencia a este asunto, vamos a establecer las condiciones, límites y obligaciones del registro de la jornada laboral, de acuerdo con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo  y a la guía del Ministerio de Trabajo y Economía Social. Esta obligación se desprende del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria (…).

Empleados autónomos

Los empleados autónomos, económicamente dependientes o no de nuestra empresa, por su condición de profesional o empresario individual, firmar un contrato de acceso a datos o contrato de encargado del tratamiento. Este contrato es similar al que firmamos con proveedores y que recogen todas las obligaciones sobre el tratamiento de datos.

Por otro lado, será necesario que firmen documentación específica sobre registro de jonda, videovigilancia, cesión de derechos de imagen y todo aquello que sea de aplicación.

Tiene disponible toda la documentación en su área de clientes. Puede acceder pulsando aquí. Si ha olvidado su contraseña, utilice el apartado “ha olvidado su contraseña”. No dude en contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.

Móvil y correo electrónico de los trabajadores

En esta ocasión veremos las cuestiones más relevantes sobre el uso de dispositivos por parte de los trabajadores/as. Tanto móviles de empresa como personales, ordenadores portátiles, tablets, correos electrónicos o cualquier dispositivo o medios que el personal utilice para el desarrollo de sus funciones.

¿Puede el empleado utilizar su móvil o correo personal en el trabajo?

Para uso personal durante la jornada laboral no debería hacerse uso de los dispositivos privados, salvo en los momentos de descanso, por motivos de urgencia o por acuerdo entre empresa y trabajador. Distinguiremos el uso de dispositivo personal y de empresa:

  1. Dispositivos de empresa: podemos limitar el uso de estos para asuntos privativos. Tendremos que indicar a los trabajadores qué pueden o no pueden hacer con los móviles, ordenadores o dispositivos que les facilitamos para la realización de sus funciones.
  2. Dispositivos personales: podemos limitar el uso durante la jornada laboral o acordar con el empleado los criterios de uso. En todo caso, tendremos que respetar la legislación vigente sobre la conciliación de la vida profesional y personal, atender a cuestiones como la existencia de hijos/as, personas dependientes del trabajador/a, derechos a la desconexión digital, entre otras.

Todas estas cuestiones deberían quedar reflejadas en el “manual de funciones y obligaciones” que está disponible en su área de clientes. Contacte con el departamento jurídico en caso de duda o escriba a hola@legaldpo.es.

¿Puedo acceder al móvil de empresa o correo del trabajador para revisarlo?

Tenemos el derecho a controlar y supervisar el uso que hacen los trabajadores. El Estatuto de los Trabajadores nos permite establecer cualquier método o forma de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.

En todo caso se deben cumplir dos requisitos para poder implementar estas medidas:

  1. Informar previamente al empleado. No es necesario el consentimiento expreso.
  2. El acceso será siempre proporcional y la supervisión no se realizará de forma indiscriminada, limitándose a la actividad laboral, salvo que exista mala fe en el uso de los dispositivos para asuntos personales.

Cumpliendo todos los requisitos y atendiendo a los límites de esta prerrogativa, las faltas, incumplimientos o incidentes cometidos por el trabajador/a podrán ser motivo de sanción por parte de la empresa.

Otras medias de seguridad

Dispositivos geolocalizados

Otra posibilidad es la de implementar un sistema de localización mediante GPS o, incluso, control de uso, datos, llamadas, etc. Como hemos mencionado, esta medida es posible al amparo del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, siendo necesario informar a los empleados de las medidas aplicadas. Puede consultar información adicional en el artículo publicado en nuestro blog pulsado aquí.

Política de uso y medidas organizativas

Será necesario establecer una política de uso de los dispositivos que entregamos a los empleados, ya sean propiedad de la empresa o personales. Resulta fundamental para dar por cumplido el principio de información y realizar los controles.

Otra cuestión relevante es la garantía del derecho a la desconexión digital, artículo 88 de la LOPDGDD. Esta política deberá comunicarse a los trabajadores, sobre todo en los casos que realicen teletrabajo de forma total o parcial. Contacte con nosotros para obtener más información.

Será necesario tener implementado y que los empleados conozcan el protocolo de actuación frente a brechas de seguridad, ya que en caso de pérdida o robo del dispositivo, de datos, será imprescindible analizar la brecha y comunicarla a la AEPD. Para más información consulte nuestra entrada sobre las brechas de seguridad.

Medidas de seguridad técnicas

Aplicaremos medidas de seguridad técnicas tales como contraseñas en los dispositivos, restricciones o cualquier medida de seguridad básica. Siempre atenderemos al estado de la técnica, económico y la situación real de la empresa o actividad, puesto que en cada caso concreto tendremos que aplicar unas medidas u otras.

Todas las medidas, recomendaciones o requisitos mencionados son de igual aplicación para cuentas de correo electrónico corporativas, aplicaciones de mensajería, así como cualquier recurso puesto a disposición del personal, incluyendo cuentas de Skype, Teams, entre otras. Todo ello es propiedad de la empresa, aunque debemos informar debidamente como venimos diciendo. En caso de que el trabajador/a utilice medios personales de los aquí descritos para la realización de sus funciones, necesitaremos establecer los límites, obligaciones y prohibiciones.

Todo ello quedará reflejado en el manual de funciones y obligaciones del personal. Tenga en cuenta que todas estas recomendaciones y medidas se pueden adaptar a las necesidades de cada empresa o profesional autónomo.

Para poder dar una mejor respuesta, no dude en contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.


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WhatsApp en la empresa

Como usar el WhatsApp con clientes, empleados, proveedores y resto de comunicaciones en nuestro día a día

Desde el equipo de LegalDPO queremos facilitaros de una forma sencilla y clara sobre las posibilidades que tenemos a la hora de utilizar la aplicación WhatsApp en nuestra actividad empresarial. Para ello, vamos a conocer qué podemos hacer con esta aplicación y su uso en nuestro día a día.

¿Qué podemos hacer a través de WhatsApp?

El uso de esta aplicación es muy común para la gestión de nuestros servicios, contacto con el cliente, recordatorio de citas y, en ocasiones, envío de publicidad. Para ello, tenemos que considerar algunos aspectos fundamentales:

Clientes o antiguos clientes:

  • SE PUEDE contactar con los clientes cuando tengamos o hayamos tenido relación contractual. Ya sea para gestionar un servicio, comunicaciones relacionadas con este o con nuestros productos, recordatorios de citas y, en general, cualquier comunicación sin fines publicitarios. En ningún caso deberá utilizarse para facilitar información de carácter personal o para enviar documentación, deberán utilizarse otros medios más seguros.

Estas comunicaciones no necesitan consentimiento expreso, pero sí es necesario informar con la cláusula correspondiente en el momento en que recogemos los datos.

  • NO SE DEBE enviar publicidad. Salvo que nos autoricen expresamente marcando la casilla de aceptación, no debemos enviar publicidad a través de WhatsApp. Para realizar campañas publicitarias debemos obtener el consentimiento expreso.

A los dos puntos anteriores es de aplicación una cuestión muy importante: ofrecer al usuario la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos en cualquier momento o darse de baja para las comunicaciones vía WhatsApp.

Clientes potenciales

En este caso sí será necesario que el cliente potencial acepte las comunicaciones por WhtsApp, sobre todo si queremos enviar publicidad. Distinto será que se pongan en contacto directamente con nosotros, en cuyo caso solo tendremos que informar sobre el tratamiento de sus datos, pero sin la posibilidad de enviar información comercial, salvo autorización expresa.

Empleados:

Las comunicaciones relacionadas con la actividad laboral también están permitidas, siempre que el trabajador/a no se oponga. Será fundamental informarle sobre esta finalidad, garantizando en todo caso el derecho a la desconexión digital. Esto lo haremos con la firma del “Manual de funciones y obligaciones”, que tiene a su disposición en el área de clientes.

Teléfonos de empresa: si ponemos nuestros teléfonos a disposición de los empleados, se les informará sobre la utilización de WhatsApp, además de la posibilidad de ser incluidos en un grupo, pero no es necesario el consentimiento expreso.

Teléfonos personales: distinguimos entre comunicaciones individuales que podamos hacer al empleado, siendo necesario informar y, la posibilidad de ser incluido en un grupo, para lo que necesitaremos el consentimiento expreso.

WhatsApp Business como herramienta comercial

Toda la información que hemos ofrecido es recomendable aplicarla y realizarla a través de WhatsApp Business (Google Play o App Store). Esta herramienta ha sido creada para ser utilizada por las empresas en su actividad comercial, ofreciendo herramientas para gestionar el contacto con los clientes de manera efectiva. Sin embargo, los condiciones de uso son idénticas y las causas de exclusión o vulneración de derechos como spam, contactos no autorizados, publicidad mediante procesos automáticos, etc., se mantienen para esta versión.

Tenga en cuenta que todas estas recomendaciones se pueden adaptar a las necesidades de cada empresa o profesional autónomo. Para poder dar una mejor respuesta, no dude en contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.