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COVID-19

¿Qué documentos tienen que firmar los empleados?

Como empresa o profesional con trabajadores a nuestro cargo, debemos observar la normativa vigente, no solo en materia de protección de datos, RGPD y LOPDGDD, también la legislación laboral, en especial el Estatuto de los Trabajadores.

El Estatuto, en su artículo 5, establece unas normas básicas para los trabajadores que son inherentes a la relación laboral o contractual:

Los trabajadores tienen como deberes básicos:

a) Cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad con las reglas de la buena fe y diligencia.

b) Observar las medidas de prevención de riesgos laborales que se adopten.

c) Cumplir las órdenes e instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus facultades directivas.

d) No concurrir con la actividad de la empresa, en los términos fijados en esta ley.

e) Contribuir a la mejora de la productividad.

f) Cuantos se deriven, en su caso, de los respectivos contratos de trabajo.

Como se desprende de la literalidad de este artículo, quedan en el aire muchas cuestiones como la confidencialidad, la competencia desleal, la responsabilidad por mal uso de la información, entre otras. Por ello, en este artículo veremos qué documentación debemos firmar o entregar a los empleados. Se encuentra disponible en su área de clientes. Contacte con el departamento jurídico en caso de duda o escriba a hola@legaldpo.es.

Documentación para empleados

Manual de funciones y obligaciones del personal

En este documento reflejamos no solo los deberes básicos de los empleados, también les ofrecemos información sobre:

  • Normas de uso de dispositivos y documentos.
  • Obligaciones de confidencialidad y la regulación de la competencia desleal,
  • Deber de colaboración en caso de brecha de seguridad en los datos de nuestra empresa.
  • Medidas de seguridad técnica y organizativa que deben aplicar en su día a día.

También se incluye el principio de información a los trabajadores sobre cómo vamos a utilizar sus datos, si los vamos a ceder a terceros o a organismos públicos, si comunicaremos datos de RLC Y RNT (antiguos TC1 y TC2) a posibles empresas contratistas, cómo realizamos el registro de la jornada laboral, sus derechos a la desconexión digital, a recibir comunicaciones, entre otras. Se utilizará para cuestiones como, por ejemplo, la instalación de cámaras de videovigilancia en la empresa y su finalidad, vehículos o móviles llevan instalados  sistemas de geolocalización, qué haremos con el móvil o correo electrónico en caso de baja temporal o permanente. Todo esto se tratará más adelante.

En definitiva, utilizaremos este documento para cumplir con nuestras obligaciones como empresa, pero sobre todo lo utilizaremos para que el trabajador conozca sus deberes y derechos y para regular las cuestiones que fueran relevantes. Este documento se podrá modificar según las necesidades de cada uno, por lo que no dude en contactar con nosotros y actualizarlo en caso que fuera necesario.

NOTA: En caso de que algún empleado se niegue a firmarlo, igualmente le entregaremos el documento o se lo enviaremos por correo electrónico, siendo la prueba de que ha recibido la información. Con ello el trabajador quedará obligado a aquellas cuestiones que no requieran su consentimiento expreso (por ejemplo para publicar sus fotos en redes sociales o para incluir su teléfono personal en un grupo de WhatsApp).

Responsable informático

El empleado que gestione los sistemas informáticos de la empresa deberá cumplir una serie de medidas adicionales por razón de su puesto, ya que podrá tener acceso a la totalidad de la información de nuestra empresa.

En caso de ser realizado por empresa o profesional externo, autónomo, se firmará un contrato de acceso a datos o contrato de encargado del tratamiento que tiene disponible en su área de clientes.

Cláusula informativa para empleados grabados en las instalaciones

Si disponemos de sistemas de videovigilancia que realizan grabaciones en nuestra empresa, será necesario informar a los empleados. No hay que confundir si las cámaras son de seguridad y graban en caso de activación de una alarma, si las grabaciones son con fines de seguridad de las instalaciones o si vamos a emplear también esas grabaciones para control laboral. Lea nuestro artículo sobre esta cuestión en el que detallamos todos los aspectos que debe tener en cuenta.

Política de teletrabajo

Tras la pandemia por COVID-19, el teletrabajo ha pasado a ser algo muy habitual en la mayoría de las empresas españolas. Aunque el Manual de funciones y obligaciones al que hemos hecho referencia contempla las medidas que debe aplicar todo trabajador, realice el trabajo dentro o fuera de las oficinas, es necesario contemplar las condiciones del teletrabajo, horario, qué dispositivos entregamos y obligaciones específicas. En LegalDPO disponemos de un modelo de política de teletrabajo que podrá adaptar a cada caso particular y con el que dará cobertura a todo lo mencionado.

Cesión de derechos de imagen

Es muy habitual que utilicemos imágenes de la empresa para publicarlas en nuestra web o redes sociales con el objetivo de promocionar nuestra actividad. En ocasiones los empleados podrán aparecen en ellas y debemos cumplir ciertos requisitos.

Es necesario solicitar el consentimiento expreso para esta finalidad a través de la cláusula correspondiente.

Información sobre geolocalización de dispositivos y/o vehículos

Aunque en nuestro artículo sobre dispositivos geolocalizados, que puede leer aquí, ofrecemos información detallada, les recordamos:

  • Es necesario informar a los trabajadores si dispositivos o vehículos llevan sistemas GPS, pero no es necesario su consentimiento expreso si los dispositivos o vehículos son de la empresa, solo se informará.
  • En caso de querer instalar algún sistema en dispositivos o vehículos privados, sí será necesario el consentimiento expreso, aunque no recomendamos hacer esta acción salvo que sea por motivos de seguridad de las personas.
  • Registro de jornada laboral a través de móvil con aplicación que registra la ubicación: si el móvil es de la empresa debemos informar. En caso de dispositivo privado, necesitamos el consentimiento expreso y si no lo obtenemos, tendremos que ofrecer un sistema de registro alternativo.
  • Acceda a información detallada sobre la geolocalización aquí.

Monitorización de los equipos

Cabe la posibilidad de revisar los equipos que utilizan los empleados. Siempre respetando el derecho a la intimidad, recogido en el artículo 87 de la LOPDGDD, tendremos que informar sobre este aspecto y establecer los límites.

Registro de jornada laboral

Aunque ya hemos hecho referencia a este asunto, vamos a establecer las condiciones, límites y obligaciones del registro de la jornada laboral, de acuerdo con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo  y a la guía del Ministerio de Trabajo y Economía Social. Esta obligación se desprende del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria (…).

Empleados autónomos

Los empleados autónomos, económicamente dependientes o no de nuestra empresa, por su condición de profesional o empresario individual, firmar un contrato de acceso a datos o contrato de encargado del tratamiento. Este contrato es similar al que firmamos con proveedores y que recogen todas las obligaciones sobre el tratamiento de datos.

Por otro lado, será necesario que firmen documentación específica sobre registro de jonda, videovigilancia, cesión de derechos de imagen y todo aquello que sea de aplicación.

Tiene disponible toda la documentación en su área de clientes. Puede acceder pulsando aquí. Si ha olvidado su contraseña, utilice el apartado “ha olvidado su contraseña”. No dude en contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.

¿De quién nos fiamos más a la hora de ceder nuestros datos?

Los últimos acontecimientos demuestran que los españoles se fían más de Google o Amazon que del Estado

 

No creo que a nadie le coja por sorpresa el hecho de que esos pequeños aparatos que llevamos a todas partes con nosotros son una gran fuente de información. Todos los teléfonos móviles captan la geolocalización de su usuario, ¿esto qué quiere decir? Explicado de forma sencilla, significa que mientras estás paseando puede aparecerte un anuncio en tu móvil sobre algún comercio o servicio que está a muy pocos metros de donde tú te encuentras. ¿Casualidad? No, es puro control de datos.

 

Pero esto no es todo, otro término importante para entender todo esto es “big data” (que básicamente se traduciría como tratamiento masivo de datos). Con toda esa información que empresas como Google o Amazon recopilan, en el futuro podrían darse situaciones como que una entidad bancaria valore la concesión de créditos haciendo uso del big data y no solo fijándose en las nóminas de sus clientes.

 

Todo esto así contado parece bastante invasivo y preocupante, ¿verdad? Pues está demostrado que a los españoles no nos inquieta esto, o por lo menos no de igual manera que cuando nuestros datos van a ser controlados por el Estado.

 

Hace unos meses, el Instituto Nacional de Estadística (INE) anunciaba un acuerdo con tres grandes compañías telefónicas para tener acceso a datos móviles durante 8 días. El objetivo de este organismo público era realizar un estudio acerca de la movilidad de la sociedad española. El revuelo en redes sociales no tardó en llegar, de hecho se pronunció hasta la Agencia de Protección de Datos para asegurarse de que el INE cumplía los protocolos.

 

Pero ante todo este suceso, la verdadera pregunta es: ¿De quién nos fiamos más a la hora de ceder nuestros datos? A la vista está la respuesta.

En este caso que venimos contando, el INE únicamente iba a recibir las posiciones de los móviles en esos días y sus movimientos, de forma anónima y haciendo imposible que pudiera identificar a los usuarios o saber más datos sobre ellos. Pero esta promesa de anonimato no parece suficiente, de hecho las personas nos sentimos excesivamente vigiladas y controladas en situaciones como estas.

 

Expertos en este ámbito comentan lo paradójico de esta situación: “La ciudadanía se alarma de que la información esté disponible y no del uso que se hace de ella: al menos conocemos el uso del INE, que es estadístico, cuando hay muchas empresas que hacen un uso ilegítimo de la información”, afirma José Rosell, experto en ciberseguridad. Por otro lado, hay un hecho que es muy importante, tal y como comenta Eduardo Blasi, experto en Derecho Digital, “la transparencia es vital cuando hay tratamientos de este tipo que afectan a muchos ciudadanos”.

 

Y aunque visto con perspectiva pueda parecer todo muy obvio, la realidad es que todos aceptamos que traten nuestros datos cuando usamos diferentes aplicaciones del móvil y lo hacemos sin darle mayor importancia. A la conclusión que han llegado los expertos es a que, lo que realmente ocurre, es que las personas somos más tolerantes y permisivas cuando recibimos algo a cambio. Si tienes que dejar que Google tenga acceso a todos tus movimientos a cambio de poder usar Maps para llegar a ese sitio que no sabes cómo ir, lo pasas por alto, o si para hacerte con ese producto rebajado que tanto tiempo llevabas buscando tienes que consentir que Amazon tengan acceso a algunos de tus datos, pues es un sacrificio a cambio de un beneficio, ¿no? En definitiva, lo que el INE pretendía era mejorar la toma de decisiones públicas, pero eso no es tangible para los ciudadanos y por eso “no merecía la pena” la intrusión.

 

Al final la conclusión es que no es tanto la preocupación por que tengan nuestros datos, sino por el uso que hagan de ellos. ¿Estamos dispuestos a sacrificar nuestra intimidad por una mejora en calidad de vida? ¿Merece la pena que la tecnología ayude por una parte, pero perjudique por otra? ¿Dónde poner el límite? Todo son preguntas sin una respuesta correcta, cada persona tendrá una opinión, pero lo que está claro es que poco podemos hacer si seguimos usando el teléfono móvil como una extensión de nuestro brazo. Y tú, ¿qué opinas de todo esto?

Aplicaciones móviles para luchar contra el COVID-19

Que el COVID-19 ha cambiado nuestra forma de vivir por completo no es ninguna novedad. El mundo se ha visto paralizado por una pandemia y todos hemos tenido que afrontar un desafío sin precedentes. Ha sido en una situación como esta cuando se ha vuelto a demostrar que la tecnología, bien utilizada, puede ser de gran ayuda. Por esta razón, a lo largo de estas semanas hemos ido viendo como diferentes países de todo el mundo (no solo de la Unión Europea) han ido creando y lanzando al mercado numerosas aplicaciones con un fin común: colaborar en la lucha contra el coronavirus.

Ante este nuevo panorama, a principios de abril la Comisión Europea decidió adoptar lo que llamaron ‘Recomendación’ sobre la utilización de la tecnología y los datos, con el objetivo de combatir el virus. ¿La finalidad? Crear un enfoque común, entre los miembros de la Unión Europea, para el uso de estas aplicaciones.

Una vez han estado sentadas las bases con esa ‘Recomendación’, la Comisión ha publicado las Orientaciones sobre las aplicaciones móviles de apoyo a la lucha contra la pandemia del COVID-19. Con esto pretende ayudar a las autoridades sanitarias de cada país de la Unión Europea a la contención y el seguimiento, sobre todo en el proceso de desescalada del confinamiento. Además, desde la Comisión consideran que algunas de estas aplicaciones pueden ayudar a los ciudadanos con consejos y hacer más sencillo su día a día.

Características y requisitos

Una de las primeras cosas en las que se centra la Comisión en estas ‘Orientaciones’ es en el cumplimiento de la legislación de la UE en cuanto a la protección de la intimidad y los datos personales. Para ello establece cuáles deben ser las características y los requisitos de las aplicaciones móviles (aunque estos no son vinculantes jurídicamente).

 

Por lo tanto, las aplicaciones móviles para luchar contra el COVID-19 deben tener una o varias de las siguientes funciones:

  • Facilitar información exacta a las personas sobre la pandemia de COVID-19.
  • Cuestionarios para la comprobación de síntomas.
  • Avisar a los usuarios de si han estado cerca de una persona con el virus y darles información de cómo deben actuar (rastreo de contactos).
  • Foro para médicos y pacientes para que puedan comunicarse de forma telemática.

 

Aportación de las apps a la lucha contra el COVID-19

De las funciones anteriormente señaladas hay dos que son muy útiles en cuanto a su aportación. Es el caso de la herramienta de comprobación de síntomas o la de rastreo. En ambos casos, las autoridades sanitarias pueden dar información a los ciudadanos sobre cómo actuar, cuándo deben solicitar atención sanitaria o cómo evitar la propagación del virus.

 

Pero no es la única aportación. Por otro lado, estas funciones también actúan como grandes fuentes de datos. De esta forma las autoridades sanitarias pueden intercambiar esta información con las autoridades epidemiológicas nacionales, así como con el Centro Europeo para la Prevención y el Control de las Enfermedades.

 

Sin intrusión y cumpliendo la protección de datos

 

Aunque todo esto tiene grandes beneficios, también hay que aumentar el control en lo respectivo a la intrusión de dichas aplicaciones y a que estas cumplan con la ley de protección de datos de la Unión Europea. Para ello, la Comisión establece los elementos que orientarán esas limitaciones:

 

  • Las autoridades sanitarias nacionales (o entidades con esa misión) serán las responsables del tratamiento de los datos, así como de que se cumpla el Reglamento General de Protección de Datos.
  • Las aplicaciones deberán garantizar que cada usuario tenga el control de sus datos, para así generar más confianza. Y para que esto se cumpla la Comisión establece las siguientes condiciones:

 

  1. La descarga de la aplicación será voluntaria.
  2. Cada función de la aplicación requerirá el consentimiento específico por parte del usuario.
  3. Si se usan datos de proximidad (que son aquellos que se generan a través de señales de Bluetooth) estos se tendrán que almacenar en el móvil del usuario y que sea este el que de su permiso para que se compartan con las autoridades sanitarias.
  4. Cada individuo deberá tener toda la información que necesite sobre el tratamiento de sus datos.
  5. Todos los usuarios podrán ejercer sus derechos derivados del Reglamento General de Protección de Datos 2016.
  6. Cuando la pandemia se declare como ‘controlada’ las aplicaciones se desactivarán solas.

 

  • En cuanto al tratamiento de los datos por parte de las autoridades sanitarias nacionales, la Comisión dice que cada país debe establecer medidas concretas que protejan los derechos y libertades de los titulares de los datos.
  • Por último, la Comisión refleja la importancia de que las autoridades de protección de datos estén involucradas y se acuda a ellas siempre que sea necesario para cumplir correctamente con la ley.

El mundo tras el coronavirus (Covid19)

¿Un problema o una oportunidad de mejorar?

La crisis sanitaria mundial del siglo XXI tiene nombre y se llama Covid19. Lo que este virus ha provocado es único, y propio de una película de ciencia ficción. Calles completamente vacías, juegos olímpicos cancelados, nulo contacto físico entre personas, implantación global del teletrabajo, cancelación de conciertos, festivales, partidos de fútbol… Sin duda algo que nadie se habría imaginado mientras se comía las uvas para celebrar la llegada de este 2020.

 

Ante esta situación, son muchos los analistas que se paran a profundizar y buscar precedentes que puedan marcar un camino de cómo se irá desarrollando esta situación. Y aunque no se encuentran precedentes cercanos de una crisis como esta, sí hay quien la compara con la epidemia global de gripe de 1918 o la Gran Depresión. Estos ejemplos encuentran similitudes con la crisis del Covid19 en cuanto a la velocidad con la que se están produciendo cambios en nuestra sociedad.

 

Partiendo del análisis de estas crisis y de cómo van modificando nuestra vida y la historia, son muchos los expertos que se dedican a profundizar en lo que podemos llamar ‘estudios de crisis’. Estas investigaciones no solo se centran en cómo reacciona la gente ante situaciones así, o en qué es lo que queda tras esa ruptura de la normalidad, sino que también intentar vislumbrar qué es lo que pasará tras una situación así. Entre todos estos expertos y pensadores son muchas las teorías que salen a la luz, algunas optimistas y otras que no lo son tanto. A continuación, vamos a enumerar todas esas posibilidades que estos analistas ven.

 

Puntos de vista pesimistas tras el Covid19

El primer hecho que analizan los expertos es el aumento de la xenofobia. A raíz de que el virus comenzara en el país asiático se generó un gran rechazo hacia todos los habitantes procedentes de China y este rechazo fue aumentando. Una de las opciones que ven plausibles los analistas es que tras esta crisis arraigue en la sociedad ese sentimiento xenófobo que achaque todos los problemas a la inmigración.

Por otro lado, también vislumbran las consecuencias negativas para la seguridad de nuestros datos privados. En una situación de pandemia como esta, los gobiernos buscan controlar a los ciudadanos a través de sus datos telefónicos, rastrear sus movimientos digitales, etc.

Mirando el lado positivo que puede dejar esta pandemia

Pero no todo iban a ser malas predicciones. De hecho, una de las cosas que más va a acentuar esta crisis es el lado más humano de las personas. Llevábamos toda la vida viviendo a un ritmo frenético, que nos hacía centrarnos en nosotros mismos y olvidarnos de lo que nos rodea. Pero situaciones como estas sacan a la luz la mejor parte de las personas, su solidaridad y empatía hacia quienes les rodean. Además, los expertos han visto cómo un virus así ha podido demostrar que todos somos iguales, sin distinción de clases o riquezas, el hecho de que tengas más bienes materiales no te exime de contagiarte. Todos estamos en el mismo barco y por ello debemos remar en la misma dirección.

El medio ambiente se ve beneficiado por el Covid19

Dentro de esta lista de consecuencias positivas, se encuentra el medio ambiente. Antes de que toda esta crisis sanitaria ocurriese, las conversaciones giraban entorno al problema del cambio climático y los ciudadanos de todo el mundo pedían medidas a sus políticos para poner una solución a ese gran problema.

Hay veces que parece que el propio planeta es inteligente y ha sabido tomar una medida radical para poner solución a la contaminación y el cambio climático: parar por completo toda actividad del ser humano que le estaba perjudicando. Tras todo este tiempo de confinamiento se ha podido ver cómo el medio ambiente y la naturaleza se han visto tremendamente beneficiados.

Todo este análisis te hace pararte a pensar cómo estábamos viviendo hasta ahora y cómo lo haremos tras esto. ¿Y tú? ¿Eres de los que prefiere mirar el futuro con optimismo o lo ves todo negro?

¿Cómo nos cambiará la vida después del Coronavirus?

La pandemia del coronavirus va a marcar un antes y un después en la vida de todos nosotros, eso es algo innegable. Lo que empezó como algo que todos creían puntual y pasajero se ha convertido en una de las mayores crisis de los últimos tiempos, pero la pregunta que todos nos hacemos es: ¿qué pasará después? ¿Realmente cambiará la vida tal y como la concebíamos hasta el momento?

Para analizar, e intentar predecir, ese futuro incierto y que tanta curiosidad provoca, dos expertos en los campos de la ciencia y la tecnología se han parado a examinar qué cambios se producirán en nuestro día a día.

Los expertos en cuestión son: Tom Cheesewright, autor y divulgador científico, colaborador en medios de comunicación británicos y experto en predicciones del futuro de la sociedad según la tecnología y la ciencia. Y por otro lado, el físico y doctor en ciencias Ian Pearson.

 

Pero vamos a lo importante, ¿cuáles son esos cambios que se producirán en nuestra vida tras el coronavirus?

 

El lado positivo de esta crisis sanitaria del coronavirus

Como dice el refranero español: “al mal tiempo, buena cara”, así que empecemos con esas predicciones positivas que auguran los expertos.

En primer lugar, Cheesewright apunta que la jornada laboral tal y como la conocemos hasta ahora va a desaparecer. El confinamiento y la adaptación a él han sacado a relucir que las personas son más productivas si el trabajo se adapta a ellas y no al contrario. En resumen, el pronóstico de este divulgador científico es que tras el coronavirus las jornadas se ajustarán a lo relojes vitales de las personas, se hará por partes y no en periodos tan prolongados y además se alternará con ejercicio físico.

 

Unido a esto, Ian Pearson añade que el teletrabajo se integrará como algo normalizado en los empleos y no como algo excepcional.

 

Por otro lado, la crisis del coronavirus ha dejado clara la necesidad de reforzar los sistemas sanitarios. Pearson cree que esta no será la última pandemia que vivamos y por ello, los países saldrán de esto mucho más concienciados y aumentarán la inversión en la sanidad pública.

 

En lo concerniente al medio ambiente, ya ha quedado más que demostrado que una rebaja del ritmo de vida provoca un impacto tremendamente positivo en la contaminación. Pues bien, cuando se recupere la normalidad, Ian Pearson vaticina que habrá una gran reducción en los desplazamientos, por consecuencia menos atascos y como resultado de esto una rebaja en la contaminación.

 

En este punto parece que los expertos no llegan a un acuerdo. Aunque Cheesewright también habla de un cambio en la forma de movernos, su predicción es totalmente contraria. Él habla de un aumento en los conductores individuales y la razón que da es que tras esta crisis sanitaria, la población será más reacia a compartir espacios donde pueda haber concentraciones masivas (como es el caso del transporte público).  Cheesewright, además, opina que habrá un aumento en la venta de coches, eso sí, se concentrará sobre todo en el sector de los coches eléctricos.

 

La crisis del coronavirus también tendrá alguna consecuencia negativa

Y aunque parece que las situaciones más complejas tienden a sacar lo mejores de las personas, también habrá quien sucumba a la histeria y el pánico.

 

Tom Cheesewright cree que una de esas consecuencias negativas será el aumento de la tendencia a almacenar víveres. Lo cierto es que entre los magnates americanos esto no es ninguna novedad, de hecho son ellos mismos los que presumen de tener en sus casas un búnker lleno de alimentos y otros productos no perecederos como preparación para el apocalipsis. Y aunque esto parezca propio de una película de ciencia ficción, parece que mucha gente seguirá sus pasos.

 

Lo que está claro es que, pese a todas las pesquisas que puedan hacerse sobre lo que el futuro nos depara, nadie podrá saberlo hasta encontrarnos ante él. Así que lo mejor es intentar ver siempre el lado positivo de cada situación que nos toca vivir.