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Reglamento europeo

WhatsApp en la empresa

Como usar el WhatsApp con clientes, empleados, proveedores y resto de comunicaciones en nuestro día a día

Desde el equipo de LegalDPO queremos facilitaros de una forma sencilla y clara sobre las posibilidades que tenemos a la hora de utilizar la aplicación WhatsApp en nuestra actividad empresarial. Para ello, vamos a conocer qué podemos hacer con esta aplicación y su uso en nuestro día a día.

¿Qué podemos hacer a través de WhatsApp?

El uso de esta aplicación es muy común para la gestión de nuestros servicios, contacto con el cliente, recordatorio de citas y, en ocasiones, envío de publicidad. Para ello, tenemos que considerar algunos aspectos fundamentales:

Clientes o antiguos clientes:

  • SE PUEDE contactar con los clientes cuando tengamos o hayamos tenido relación contractual. Ya sea para gestionar un servicio, comunicaciones relacionadas con este o con nuestros productos, recordatorios de citas y, en general, cualquier comunicación sin fines publicitarios. En ningún caso deberá utilizarse para facilitar información de carácter personal o para enviar documentación, deberán utilizarse otros medios más seguros.

Estas comunicaciones no necesitan consentimiento expreso, pero sí es necesario informar con la cláusula correspondiente en el momento en que recogemos los datos.

  • NO SE DEBE enviar publicidad. Salvo que nos autoricen expresamente marcando la casilla de aceptación, no debemos enviar publicidad a través de WhatsApp. Para realizar campañas publicitarias debemos obtener el consentimiento expreso.

A los dos puntos anteriores es de aplicación una cuestión muy importante: ofrecer al usuario la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos en cualquier momento o darse de baja para las comunicaciones vía WhatsApp.

Clientes potenciales

En este caso sí será necesario que el cliente potencial acepte las comunicaciones por WhtsApp, sobre todo si queremos enviar publicidad. Distinto será que se pongan en contacto directamente con nosotros, en cuyo caso solo tendremos que informar sobre el tratamiento de sus datos, pero sin la posibilidad de enviar información comercial, salvo autorización expresa.

Empleados:

Las comunicaciones relacionadas con la actividad laboral también están permitidas, siempre que el trabajador/a no se oponga. Será fundamental informarle sobre esta finalidad, garantizando en todo caso el derecho a la desconexión digital. Esto lo haremos con la firma del “Manual de funciones y obligaciones”, que tiene a su disposición en el área de clientes.

Teléfonos de empresa: si ponemos nuestros teléfonos a disposición de los empleados, se les informará sobre la utilización de WhatsApp, además de la posibilidad de ser incluidos en un grupo, pero no es necesario el consentimiento expreso.

Teléfonos personales: distinguimos entre comunicaciones individuales que podamos hacer al empleado, siendo necesario informar y, la posibilidad de ser incluido en un grupo, para lo que necesitaremos el consentimiento expreso.

WhatsApp Business como herramienta comercial

Toda la información que hemos ofrecido es recomendable aplicarla y realizarla a través de WhatsApp Business (Google Play o App Store). Esta herramienta ha sido creada para ser utilizada por las empresas en su actividad comercial, ofreciendo herramientas para gestionar el contacto con los clientes de manera efectiva. Sin embargo, los condiciones de uso son idénticas y las causas de exclusión o vulneración de derechos como spam, contactos no autorizados, publicidad mediante procesos automáticos, etc., se mantienen para esta versión.

Tenga en cuenta que todas estas recomendaciones se pueden adaptar a las necesidades de cada empresa o profesional autónomo. Para poder dar una mejor respuesta, no dude en contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.


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¿De quién nos fiamos más a la hora de ceder nuestros datos?

Los últimos acontecimientos demuestran que los españoles se fían más de Google o Amazon que del Estado

 

No creo que a nadie le coja por sorpresa el hecho de que esos pequeños aparatos que llevamos a todas partes con nosotros son una gran fuente de información. Todos los teléfonos móviles captan la geolocalización de su usuario, ¿esto qué quiere decir? Explicado de forma sencilla, significa que mientras estás paseando puede aparecerte un anuncio en tu móvil sobre algún comercio o servicio que está a muy pocos metros de donde tú te encuentras. ¿Casualidad? No, es puro control de datos.

 

Pero esto no es todo, otro término importante para entender todo esto es “big data” (que básicamente se traduciría como tratamiento masivo de datos). Con toda esa información que empresas como Google o Amazon recopilan, en el futuro podrían darse situaciones como que una entidad bancaria valore la concesión de créditos haciendo uso del big data y no solo fijándose en las nóminas de sus clientes.

 

Todo esto así contado parece bastante invasivo y preocupante, ¿verdad? Pues está demostrado que a los españoles no nos inquieta esto, o por lo menos no de igual manera que cuando nuestros datos van a ser controlados por el Estado.

 

Hace unos meses, el Instituto Nacional de Estadística (INE) anunciaba un acuerdo con tres grandes compañías telefónicas para tener acceso a datos móviles durante 8 días. El objetivo de este organismo público era realizar un estudio acerca de la movilidad de la sociedad española. El revuelo en redes sociales no tardó en llegar, de hecho se pronunció hasta la Agencia de Protección de Datos para asegurarse de que el INE cumplía los protocolos.

 

Pero ante todo este suceso, la verdadera pregunta es: ¿De quién nos fiamos más a la hora de ceder nuestros datos? A la vista está la respuesta.

En este caso que venimos contando, el INE únicamente iba a recibir las posiciones de los móviles en esos días y sus movimientos, de forma anónima y haciendo imposible que pudiera identificar a los usuarios o saber más datos sobre ellos. Pero esta promesa de anonimato no parece suficiente, de hecho las personas nos sentimos excesivamente vigiladas y controladas en situaciones como estas.

 

Expertos en este ámbito comentan lo paradójico de esta situación: “La ciudadanía se alarma de que la información esté disponible y no del uso que se hace de ella: al menos conocemos el uso del INE, que es estadístico, cuando hay muchas empresas que hacen un uso ilegítimo de la información”, afirma José Rosell, experto en ciberseguridad. Por otro lado, hay un hecho que es muy importante, tal y como comenta Eduardo Blasi, experto en Derecho Digital, “la transparencia es vital cuando hay tratamientos de este tipo que afectan a muchos ciudadanos”.

 

Y aunque visto con perspectiva pueda parecer todo muy obvio, la realidad es que todos aceptamos que traten nuestros datos cuando usamos diferentes aplicaciones del móvil y lo hacemos sin darle mayor importancia. A la conclusión que han llegado los expertos es a que, lo que realmente ocurre, es que las personas somos más tolerantes y permisivas cuando recibimos algo a cambio. Si tienes que dejar que Google tenga acceso a todos tus movimientos a cambio de poder usar Maps para llegar a ese sitio que no sabes cómo ir, lo pasas por alto, o si para hacerte con ese producto rebajado que tanto tiempo llevabas buscando tienes que consentir que Amazon tengan acceso a algunos de tus datos, pues es un sacrificio a cambio de un beneficio, ¿no? En definitiva, lo que el INE pretendía era mejorar la toma de decisiones públicas, pero eso no es tangible para los ciudadanos y por eso “no merecía la pena” la intrusión.

 

Al final la conclusión es que no es tanto la preocupación por que tengan nuestros datos, sino por el uso que hagan de ellos. ¿Estamos dispuestos a sacrificar nuestra intimidad por una mejora en calidad de vida? ¿Merece la pena que la tecnología ayude por una parte, pero perjudique por otra? ¿Dónde poner el límite? Todo son preguntas sin una respuesta correcta, cada persona tendrá una opinión, pero lo que está claro es que poco podemos hacer si seguimos usando el teléfono móvil como una extensión de nuestro brazo. Y tú, ¿qué opinas de todo esto?


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El mundo tras el coronavirus (Covid19)

¿Un problema o una oportunidad de mejorar?

La crisis sanitaria mundial del siglo XXI tiene nombre y se llama Covid19. Lo que este virus ha provocado es único, y propio de una película de ciencia ficción. Calles completamente vacías, juegos olímpicos cancelados, nulo contacto físico entre personas, implantación global del teletrabajo, cancelación de conciertos, festivales, partidos de fútbol… Sin duda algo que nadie se habría imaginado mientras se comía las uvas para celebrar la llegada de este 2020.

 

Ante esta situación, son muchos los analistas que se paran a profundizar y buscar precedentes que puedan marcar un camino de cómo se irá desarrollando esta situación. Y aunque no se encuentran precedentes cercanos de una crisis como esta, sí hay quien la compara con la epidemia global de gripe de 1918 o la Gran Depresión. Estos ejemplos encuentran similitudes con la crisis del Covid19 en cuanto a la velocidad con la que se están produciendo cambios en nuestra sociedad.

 

Partiendo del análisis de estas crisis y de cómo van modificando nuestra vida y la historia, son muchos los expertos que se dedican a profundizar en lo que podemos llamar ‘estudios de crisis’. Estas investigaciones no solo se centran en cómo reacciona la gente ante situaciones así, o en qué es lo que queda tras esa ruptura de la normalidad, sino que también intentar vislumbrar qué es lo que pasará tras una situación así. Entre todos estos expertos y pensadores son muchas las teorías que salen a la luz, algunas optimistas y otras que no lo son tanto. A continuación, vamos a enumerar todas esas posibilidades que estos analistas ven.

 

Puntos de vista pesimistas tras el Covid19

El primer hecho que analizan los expertos es el aumento de la xenofobia. A raíz de que el virus comenzara en el país asiático se generó un gran rechazo hacia todos los habitantes procedentes de China y este rechazo fue aumentando. Una de las opciones que ven plausibles los analistas es que tras esta crisis arraigue en la sociedad ese sentimiento xenófobo que achaque todos los problemas a la inmigración.

Por otro lado, también vislumbran las consecuencias negativas para la seguridad de nuestros datos privados. En una situación de pandemia como esta, los gobiernos buscan controlar a los ciudadanos a través de sus datos telefónicos, rastrear sus movimientos digitales, etc.

Mirando el lado positivo que puede dejar esta pandemia

Pero no todo iban a ser malas predicciones. De hecho, una de las cosas que más va a acentuar esta crisis es el lado más humano de las personas. Llevábamos toda la vida viviendo a un ritmo frenético, que nos hacía centrarnos en nosotros mismos y olvidarnos de lo que nos rodea. Pero situaciones como estas sacan a la luz la mejor parte de las personas, su solidaridad y empatía hacia quienes les rodean. Además, los expertos han visto cómo un virus así ha podido demostrar que todos somos iguales, sin distinción de clases o riquezas, el hecho de que tengas más bienes materiales no te exime de contagiarte. Todos estamos en el mismo barco y por ello debemos remar en la misma dirección.

El medio ambiente se ve beneficiado por el Covid19

Dentro de esta lista de consecuencias positivas, se encuentra el medio ambiente. Antes de que toda esta crisis sanitaria ocurriese, las conversaciones giraban entorno al problema del cambio climático y los ciudadanos de todo el mundo pedían medidas a sus políticos para poner una solución a ese gran problema.

Hay veces que parece que el propio planeta es inteligente y ha sabido tomar una medida radical para poner solución a la contaminación y el cambio climático: parar por completo toda actividad del ser humano que le estaba perjudicando. Tras todo este tiempo de confinamiento se ha podido ver cómo el medio ambiente y la naturaleza se han visto tremendamente beneficiados.

Todo este análisis te hace pararte a pensar cómo estábamos viviendo hasta ahora y cómo lo haremos tras esto. ¿Y tú? ¿Eres de los que prefiere mirar el futuro con optimismo o lo ves todo negro?


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¿Cómo nos cambiará la vida después del Coronavirus?

La pandemia del coronavirus va a marcar un antes y un después en la vida de todos nosotros, eso es algo innegable. Lo que empezó como algo que todos creían puntual y pasajero se ha convertido en una de las mayores crisis de los últimos tiempos, pero la pregunta que todos nos hacemos es: ¿qué pasará después? ¿Realmente cambiará la vida tal y como la concebíamos hasta el momento?

Para analizar, e intentar predecir, ese futuro incierto y que tanta curiosidad provoca, dos expertos en los campos de la ciencia y la tecnología se han parado a examinar qué cambios se producirán en nuestro día a día.

Los expertos en cuestión son: Tom Cheesewright, autor y divulgador científico, colaborador en medios de comunicación británicos y experto en predicciones del futuro de la sociedad según la tecnología y la ciencia. Y por otro lado, el físico y doctor en ciencias Ian Pearson.

 

Pero vamos a lo importante, ¿cuáles son esos cambios que se producirán en nuestra vida tras el coronavirus?

 

El lado positivo de esta crisis sanitaria del coronavirus

Como dice el refranero español: “al mal tiempo, buena cara”, así que empecemos con esas predicciones positivas que auguran los expertos.

En primer lugar, Cheesewright apunta que la jornada laboral tal y como la conocemos hasta ahora va a desaparecer. El confinamiento y la adaptación a él han sacado a relucir que las personas son más productivas si el trabajo se adapta a ellas y no al contrario. En resumen, el pronóstico de este divulgador científico es que tras el coronavirus las jornadas se ajustarán a lo relojes vitales de las personas, se hará por partes y no en periodos tan prolongados y además se alternará con ejercicio físico.

 

Unido a esto, Ian Pearson añade que el teletrabajo se integrará como algo normalizado en los empleos y no como algo excepcional.

 

Por otro lado, la crisis del coronavirus ha dejado clara la necesidad de reforzar los sistemas sanitarios. Pearson cree que esta no será la última pandemia que vivamos y por ello, los países saldrán de esto mucho más concienciados y aumentarán la inversión en la sanidad pública.

 

En lo concerniente al medio ambiente, ya ha quedado más que demostrado que una rebaja del ritmo de vida provoca un impacto tremendamente positivo en la contaminación. Pues bien, cuando se recupere la normalidad, Ian Pearson vaticina que habrá una gran reducción en los desplazamientos, por consecuencia menos atascos y como resultado de esto una rebaja en la contaminación.

 

En este punto parece que los expertos no llegan a un acuerdo. Aunque Cheesewright también habla de un cambio en la forma de movernos, su predicción es totalmente contraria. Él habla de un aumento en los conductores individuales y la razón que da es que tras esta crisis sanitaria, la población será más reacia a compartir espacios donde pueda haber concentraciones masivas (como es el caso del transporte público).  Cheesewright, además, opina que habrá un aumento en la venta de coches, eso sí, se concentrará sobre todo en el sector de los coches eléctricos.

 

La crisis del coronavirus también tendrá alguna consecuencia negativa

Y aunque parece que las situaciones más complejas tienden a sacar lo mejores de las personas, también habrá quien sucumba a la histeria y el pánico.

 

Tom Cheesewright cree que una de esas consecuencias negativas será el aumento de la tendencia a almacenar víveres. Lo cierto es que entre los magnates americanos esto no es ninguna novedad, de hecho son ellos mismos los que presumen de tener en sus casas un búnker lleno de alimentos y otros productos no perecederos como preparación para el apocalipsis. Y aunque esto parezca propio de una película de ciencia ficción, parece que mucha gente seguirá sus pasos.

 

Lo que está claro es que, pese a todas las pesquisas que puedan hacerse sobre lo que el futuro nos depara, nadie podrá saberlo hasta encontrarnos ante él. Así que lo mejor es intentar ver siempre el lado positivo de cada situación que nos toca vivir.


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La Agencia Española de Protección de Datos multa con 10.000€ a un particular por difundir fotos en WhatsApp

Con fecha 18 de diciembre de 2019, la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, AEPD) hacía uso de su potestad sancionadora y multaba con 10.000€ a un particular que, a través de los ‘’estados de WhatsApp’’ publicó fotos personales de dos compañeros de su trabajo y que, previamente, obtuvo de un dispositivo USB que había sustraído. Aunque no es el primer caso en el que la AEPD sanciona a un particular como veremos más adelante, si es un caso especial por la polémica generada por la aplicación del RGPD (Reglamento Europeo de Protección de Datos 2016/679, de 27 de abril) y de la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales 3/2018, de 5 de diciembre) a una actividad personal o doméstica, como se deduce de la resolución y que, por lo tanto, queda excluida su aplicación al caso que nos ocupa, debiendo haber actuado la jurisdicción penal.

¿Puede la AEPD multar a particulares?

La polémica que ha generado este caso deriva de lo establecido en el artículo 2.2.c) del RGPD, así como en su considerando 18 y el 2.2.a) de la LOPDGDD. Ambos artículos establecen que ninguna de las dos normas será de aplicación ‘’al tratamiento de datos personales efectuado por una persona física en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas’’. Sin embargo, estos preceptos chocarían con el objeto principal del propio Reglamento que en su artículo 1.2 establece el objeto principal: proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas y, en particular, su derecho a la protección de datos. A esta protección hay que añadir el derecho fundamental de las personas físicas en los que respecta al tratamiento de sus datos personales, amparado por el artículo 18.4 de la Constitución Española.

La opinión generalizada es que la AEPD no puede sancionar a particulares puesto que el RGPD fue concebido para proteger a los ciudadanos del tratamiento de datos que realizan las empresas, ya sea en el marco de una relación contractual o no. Sin embargo, la AEPD ya dejó claro en varias ocasiones que si era competente para conocer y resolver estos casos.

Precedentes

Hay que remontarse al año 2017 para encontrar un caso similar. En este caso, una mujer grabó con su teléfono móvil a un agente de la policía local que, supuestamente, estaba realizando un acto de violencia de género durante la prestación de los servicios policiales. La mujer alegó que grabó el vídeo con la única pretensión de que la agredida pudiera utilizar el vídeo como prueba en un proceso judicial, hecho que no ocurrió. La mujer autora del vídeo envió el mismo a varios de sus contactos vía WhatsApp, con lo que infringió el deber de solicitar el consentimiento del afectado y siendo sancionada por ello con multa de 2.000 euros. Estando todavía vigente la LOPD 15/1999 para este caso concreto, recordemos que en su artículo 2.2.a) establecía que la LOPD no sería de aplicación a los, tan famosos, ficheros mantenidos por personas en el ejercicio de actividades meramente personales o domésticas. Pese a ello, en este procedimiento sancionador PS/00576/2017 la AEPD se consideró plenamente competente para resolver el caso, al amparo del artículo 37 de la antigua LOPD en el que se establecen las funciones de la AEPD que, entre otras, recoge la atención de las reclamaciones y peticiones formuladas por las personas afectadas.

Nuevo Reglamento, pero pocos cambios

En la actualidad hemos sufrido un cambio normativo muy grande en materia de protección de datos, sin embargo, los preceptos antes mencionados se mantienen prácticamente iguales. El caso que nos ocupa, sobre la sanción de 10.000 euros impuesta al hombre que difundió por WhatsApp mensajes íntimos de dos compañeros de trabajo, la AEPD ha hecho uso de los mismos fundamentos ya mencionados. La Directora de la AEPD se considera competente al amparo de los artículos 58.2 del RGPD y 47 y 48 de la actual LOPDGDD. En este sentido, termina por sancionar con 10.000 euros por infringir el artículo 6.1 del RGPD conforme a los establecido en el 83.5.b) del mismo reglamento y difundir los mensajes sin el consentimiento de los afectados.

¿Sanción administrativa o delito?

Otro debate que genera este caso es la vulneración del artículo 197.1 del Código Penal, relativo al descubrimiento de secretos o violación de la intimidad. Aunque no es nuestra materia, este es un delito privado y que se persigue a instancia de parte, por lo que es necesaria la interposición de querella por parte del agraviado, salvo lo dispuesto en el artículo 201 del Código Penal que podrá actuar el Ministerio Fiscal: cuando se trate de menores de edad o se vean afectados los intereses generales o una pluralidad de personas.

Canales de denuncia

La Agencia dispone, además de un canal ordinario, de un canal urgente de denuncia, cuya finalidad es que personas que vean perjudicados sus derechos a la intimidad o al honor, por publicaciones en Internet o redes sociales cuyo contenido tenga carácter violento o sexual, puedan solicitar la eliminación del mismo de forma ‘’inmediata’’.

En relación con este canal urgente de denuncia, junto al ordinario, comprenden herramientas eficaces para que los ciudadanos puedan protegerse ellos mismos por violaciones de sus derechos en materia de protección de datos. Pero hay que recordar que la AEPD puede iniciar de oficio procedimientos sancionadores y viendo que las sanciones a particulares prosperan, es razón de peso ahora más que nunca cuidar todo aquello que compartimos en la red, WhatsApp o cualquier red social. Las sanciones de la AEPD no tienen bonificación como otras que muchos conocemos, además de que el impago de la posible multa impuesta será causa de embargo de la cantidad requerida.


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Tratamientos donde no es necesario realizar una evaluación de Impacto.

El pasado 6 de mayo, la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, AEPD), publicó un listado, conforme al artículo 35.4 del RGPD, de aquellos tratamientos de datos personales donde es obligatorio realizar una evaluación de impacto (en adelante, EIPD).

Hoy, de acuerdo con el artículo 35.5 del RGPD, ha publicado un listado de aquellos tratamientos donde no es necesario realizar una EIPD, basada en el documento WP 248. En esta lista se contemplan los siguientes tratamientos:

El porqué de la configuración de las cookies. Ayuda básica para PYMEs.

A día de hoy, uno de los principales problemas con los que se encuentran las empresas a la hora de cumplir con la normativa en materia de protección de datos y “seguridad en internet” se encuentra en su página web. Concretamente, dicho problema reside en la obligatoriedad de establecer un mecanismo que nos permita a los usuarios de dicha página web configurar las cookies[1].

Actualmente, la configuración de las cookies la podemos observar con mayor frecuencia en empresas grandes que se encuentran más implicadas en esta materia y tienen mayores recursos para proceder en tal sentido. Aun así, nos podemos encontrar con situaciones en que las empresas no entiendan el porqué de la necesidad de hacerlo, debido a que las cookies les otorgan un posicionamiento que perderían.

A continuación procederemos a contestar las preguntas más frecuentes:

Privacidad en dispositivos android.

La Agencia Española de Protección de datos (AEPD) ha publicado dos estudios técnicos, que pasaremos a analizar a continuación, con la intención de fomentar la privacidad en los dispositivos Android. Los análisis pueden resultar en ciertos aspectos más técnicos, al ir también dirigidos a desarrolladores de apps, pero a su vez, se hacen una serie de recomendaciones para los usuarios.

Tratamientos donde es necesario realizar una evaluación de impacto

La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) ha publicado un listado de aquellos tratamientos de datos personales donde es obligatorio realizar una evaluación de impacto (EIPD). El RGPD, en su artículo 35.4 prevé que cada autoridad de control establezca y publique una lista de los tipos de operaciones de tratamiento que requieran una EIPD, la cual permitirá a los responsables saber cuáles son los tratamientos que entrañan un alto riesgo. Por este motivo, la AEPD ha elaborado esta lista que ha publicado tras el dictamen favorable del Comité Europeo de Protección de Datos.