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Publicaciones AEPD

Uso de Cookies y obligaciones en la página web

La política de cookies de nuestro sitio web es obligatoria. Debido a que suele ser la gran olvidada, desde LegalDPO queremos recordaros la importancia que tiene y que, por ser clientes, tenéis a vuestra disposición esta documentación para incluir en la página web y un equipo que os ayudará en su implementación.

Nueva guía sobre el uso de cookies en la página web

Para ofrecer información práctica y adaptarla a la normativa europea sobre uso de cookies aprobadas por las Directrices 03/2022, la AEPD ha publicado una nueva guía, haciendo alusión a las distintas clases de cookies, funciones, obligaciones, forma de ofrecer la información a los usuarios, modo de aceptación y rechazo, disposición del pop up, entre otras cuestiones relevantes, todo en colaboración con distintos organismos y asociaciones.

Puede acceder al contenido de la guía pulsando aquí. Desde el equipo de LegalDPO queremos acercaros la información de forma resumida y sencilla.

¿Qué es una cookies?

Es un archivo que crean las páginas web, se instalan en los equipos de los usuarios y nos ayudan a obtener información de éstos cuando navegan por nuestra página.

Como norma general, estos archivos cumplen dos funciones: por una lado ayudan al usuario a navegar más fácilmente  y, por otro lado, obtener información de lo que hace el usuario en nuestra web.

¿Estoy obligado a disponer de política de cookies en mi web?

La realidad es que es fundamental disponer del apartado con información adicional sobre las cookies, sus funciones, proveedor, destino de los datos y tiempo de almacenamiento. Este apartado se encuentra regulado por la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI), modificada posteriormente por el Real Decreto-Ley 13/2012, así como por las Directrices europeas anteriormente mencionadas.

Las cookies técnicas y necesarias para el normal funcionamiento de la web están excluidas de la exigencia de aceptar o rechazar su instalación y obtener el consentimiento, siendo necesario disponer de pop up de cookies en caso de emplear analíticas, de publicidad, seguimiento, entre otras, ya sean propias o de terceros.

En ambos casos necesitamos implementar la información sobre las cookies, pero en caso de utilizar otras distintas a las técnicas y necesarias, será necesario que el usuario acepte o rechace su instalación y, de este modo, preste su consentimiento.

Cookies obligadas

Cuando utilizamos cookies, tenemos las siguientes obligaciones:

  1. Pop up que se visualice cuando el usuario acceda a la web, le permita conocer información de primera capa, aceptar o denegar las cookies o personalizar su instalación
  2. Apartado de la política en el pie de página o en lugar visible y que el usuario pueda acceder desde cualquier pestaña de la página web.
  3. Informar a los usuarios de qué son las cookies, para qué se utilizan, cuáles usamos en nuestra web, con qué finalidad y de quién proceden (propias o de terceros).En

Cookies de pago

Es una práctica habitual que está de moda. Mucha gente se pregunta si para rechazar las cookies nos pueden exigir un pago o una suscripción, lo que se denomina denegación total o parcial del servicio.

La realidad es que sí. Es una práctica habitual en revistas o periódicos digitales. Estos medios pueden pedir una suscripción o pago para poder rechazar la instalación de determinadas cookies, sobre todo publicitarias, pues los ingresos de estas empresas son fundamentalmente publicitarios. Para ello, se tendrá que informar debidamente al usuario, ofrecerle información sobre esta finalidad. Aunque las nuevas directrices sobre uso de cookies parezcan más restrictivas, ahora se podrá cobrar al usuario para no instalarlas.

Ahora bien, habrá que tener en cuenta que no será posible denegar el acceso si nuestra web es el único medio que empleamos, por ejemplo, para el ejercicio de derechos o para el canal de denuncias. Puede acceder a nuestro artículo sobre el canal obligatorio de denuncias.

Recuerde que si es cliente de LegalDPO, le facilitamos toda la documentación con los requisitos legales, disponible en su área de clientes. Contacte con nosotros en el correo hola@legaldpo.es o visite nuestra web en www.legaldpo.es. Consulte nuestras tarifas y servicios que prestamos en toda España.

CANAL DE DENUNCIAS OBLIGATORIO

Como muchos sabéis, desde el pasado mes de diciembre es de obligado cumplimiento la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y al amparo del artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), que incorpora al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019 (Directiva Whistleblowing), para la implementación de un canal de denuncias interno o, también denominado, canal ético de información. En este artículo, queremos hacer un breve resumen sobre quién tiene la obligación de implementarlo, cómo debe gestionarse, qué y quién puede denunciar y demás obligaciones establecidas por la normativa citada.

¿Quién está obligado?

El canal de denuncias es una acción de compliance penal, obligatoria para las empresas que se acogen a determinadas normas ISO y para empresas públicas o privadas en los siguientes casos:

  • Empresas de 50 o más trabajadores
  • Empresas, con independencia del número de trabajadores, sujetos obligados o que aplican la normativa en materia de servicios, productos y mercados financieros; prevención del blanqueo de capitales; seguridad del transporte y; protección del medio ambiente.
  • Partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos
  • Fundaciones o asociaciones sostenidas con fondos públicos
  • Todas las entidades que integran el sector público
  • Empresas que contemplan los artículos 10, 11 y 13 de la Ley 2/2023

Para el resto de empresas el canal tiene carácter voluntario, cuyo objetivo principal es la protección de las personas informantes sobre las infracciones que puedan cometer las empresas o personas vinculadas a éstas.

Ámbito de aplicación material, ¿qué se puede denunciar?

En general, establece el artículo 2 de la Ley 2/2023 en relación con el anexo de la Directiva, cualquier incumplimiento de la normativa vigente que afecte directa o indirectamente a una empresa, sus empleados o terceros colaboradores:

  • Contrataciones irregulares,
  • Incumplimiento de normas de seguridad,
  • Fraude,
  • Incumplimiento de códigos o normas éticas,
  • Tratos vejatorios,
  • Vulneración de normativa medioambiental,
  • Protección y bienestar de los animales,
  • Derechos de los pacientes,
  • Derechos de los consumidores y usuarios,
  • Servicios financieros,
  • Seguridad del transporte,
  • Delitos contra los trabajadores,
  • Delitos contra la Hacienda Pública y Seguridad Social.

Ámbito de aplicación personal, ¿quién puede hacer uso del canal?

La Ley establece en su artículo 3 quién puede hacer uso del canal de denuncias, sin embargo, cualquier persona podrá hacer uso del canal debido a que debemos garantizar la posibilidad de presentar una denuncia de forma anónima: becarios, voluntarios, empleados, clientes, proveedores, colaboradores, trabajadores autónomos, familiares y, en definitiva, cualquier persona que tenga conocimiento de alguna vulneración por parte de la empresa o contra ella, sus directivos, empleados o cualquier persona física o jurídica relacionada con éstos.

Los artículos 7.3 y  17 de la Ley 2/2023, establecen que el informante, aunque sea anónimo, podrá facilitar un medio de comunicación. En todo caso se deberá comunicar al denunciante o afectado la resolución del procedimiento, debiendo garantizar el anonimato del infórmate en todo momento. Plazo de días 10 para resolver desde que se registra la denuncia y comunicación en plazo de 5 desde la resolución.

¿Cómo se puede denunciar?

Se podrán presentar denuncias por escrito o de forma verbal. Asimismo, estas podrán ser de manera física o telemática, incluida la vía telefónica o mediante entrevista personal reservada. La legislación establece la obligación de establecer al menos un modo, siempre que podamos garantizar el acceso al canal a las personas con discapacidad.

Protocolo interno

Será obligatorio disponer de un protocolo interno en el que se establezca la normativa de aplicación, personal designado para la gestión ya sea interno o empresa externa, procedimiento de actuación frente a denuncias, acuerdos de confidencialidad y demás obligaciones recogidas por el art. 9 de la Ley 2/2023

Contacte con LegalDPO si necesita gestionar el canal de denuncia, escribiendo a hola@legaldpo.es o llamando al 912 300 312. Asimismo, visite nuestra web www.legaldpo.es para conocer más información sobre nuestros servicios.

WhatsApp en la empresa

Como usar el WhatsApp con clientes, empleados, proveedores y resto de comunicaciones en nuestro día a día

Desde el equipo de LegalDPO queremos facilitaros de una forma sencilla y clara sobre las posibilidades que tenemos a la hora de utilizar la aplicación WhatsApp en nuestra actividad empresarial. Para ello, vamos a conocer qué podemos hacer con esta aplicación y su uso en nuestro día a día.

¿Qué podemos hacer a través de WhatsApp?

El uso de esta aplicación es muy común para la gestión de nuestros servicios, contacto con el cliente, recordatorio de citas y, en ocasiones, envío de publicidad. Para ello, tenemos que considerar algunos aspectos fundamentales:

Clientes o antiguos clientes:

  • SE PUEDE contactar con los clientes cuando tengamos o hayamos tenido relación contractual. Ya sea para gestionar un servicio, comunicaciones relacionadas con este o con nuestros productos, recordatorios de citas y, en general, cualquier comunicación sin fines publicitarios. En ningún caso deberá utilizarse para facilitar información de carácter personal o para enviar documentación, deberán utilizarse otros medios más seguros.

Estas comunicaciones no necesitan consentimiento expreso, pero sí es necesario informar con la cláusula correspondiente en el momento en que recogemos los datos.

  • NO SE DEBE enviar publicidad. Salvo que nos autoricen expresamente marcando la casilla de aceptación, no debemos enviar publicidad a través de WhatsApp. Para realizar campañas publicitarias debemos obtener el consentimiento expreso.

A los dos puntos anteriores es de aplicación una cuestión muy importante: ofrecer al usuario la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos en cualquier momento o darse de baja para las comunicaciones vía WhatsApp.

Clientes potenciales

En este caso sí será necesario que el cliente potencial acepte las comunicaciones por WhtsApp, sobre todo si queremos enviar publicidad. Distinto será que se pongan en contacto directamente con nosotros, en cuyo caso solo tendremos que informar sobre el tratamiento de sus datos, pero sin la posibilidad de enviar información comercial, salvo autorización expresa.

Empleados:

Las comunicaciones relacionadas con la actividad laboral también están permitidas, siempre que el trabajador/a no se oponga. Será fundamental informarle sobre esta finalidad, garantizando en todo caso el derecho a la desconexión digital. Esto lo haremos con la firma del “Manual de funciones y obligaciones”, que tiene a su disposición en el área de clientes.

Teléfonos de empresa: si ponemos nuestros teléfonos a disposición de los empleados, se les informará sobre la utilización de WhatsApp, además de la posibilidad de ser incluidos en un grupo, pero no es necesario el consentimiento expreso.

Teléfonos personales: distinguimos entre comunicaciones individuales que podamos hacer al empleado, siendo necesario informar y, la posibilidad de ser incluido en un grupo, para lo que necesitaremos el consentimiento expreso.

WhatsApp Business como herramienta comercial

Toda la información que hemos ofrecido es recomendable aplicarla y realizarla a través de WhatsApp Business (Google Play o App Store). Esta herramienta ha sido creada para ser utilizada por las empresas en su actividad comercial, ofreciendo herramientas para gestionar el contacto con los clientes de manera efectiva. Sin embargo, los condiciones de uso son idénticas y las causas de exclusión o vulneración de derechos como spam, contactos no autorizados, publicidad mediante procesos automáticos, etc., se mantienen para esta versión.

Tenga en cuenta que todas estas recomendaciones se pueden adaptar a las necesidades de cada empresa o profesional autónomo. Para poder dar una mejor respuesta, no dude en contactar con el equipo de LegalDPO a través del correo hola@legaldpo.es, en nuestra web www.legaldpo.es o consulte las guías y directrices de la AEPD en www.aepd.es.

La Agencia Española de Protección de Datos multa con 10.000€ a un particular por difundir fotos en WhatsApp

Con fecha 18 de diciembre de 2019, la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, AEPD) hacía uso de su potestad sancionadora y multaba con 10.000€ a un particular que, a través de los ‘’estados de WhatsApp’’ publicó fotos personales de dos compañeros de su trabajo y que, previamente, obtuvo de un dispositivo USB que había sustraído. Aunque no es el primer caso en el que la AEPD sanciona a un particular como veremos más adelante, si es un caso especial por la polémica generada por la aplicación del RGPD (Reglamento Europeo de Protección de Datos 2016/679, de 27 de abril) y de la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales 3/2018, de 5 de diciembre) a una actividad personal o doméstica, como se deduce de la resolución y que, por lo tanto, queda excluida su aplicación al caso que nos ocupa, debiendo haber actuado la jurisdicción penal.

¿Puede la AEPD multar a particulares?

La polémica que ha generado este caso deriva de lo establecido en el artículo 2.2.c) del RGPD, así como en su considerando 18 y el 2.2.a) de la LOPDGDD. Ambos artículos establecen que ninguna de las dos normas será de aplicación ‘’al tratamiento de datos personales efectuado por una persona física en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas’’. Sin embargo, estos preceptos chocarían con el objeto principal del propio Reglamento que en su artículo 1.2 establece el objeto principal: proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas y, en particular, su derecho a la protección de datos. A esta protección hay que añadir el derecho fundamental de las personas físicas en los que respecta al tratamiento de sus datos personales, amparado por el artículo 18.4 de la Constitución Española.

La opinión generalizada es que la AEPD no puede sancionar a particulares puesto que el RGPD fue concebido para proteger a los ciudadanos del tratamiento de datos que realizan las empresas, ya sea en el marco de una relación contractual o no. Sin embargo, la AEPD ya dejó claro en varias ocasiones que si era competente para conocer y resolver estos casos.

Precedentes

Hay que remontarse al año 2017 para encontrar un caso similar. En este caso, una mujer grabó con su teléfono móvil a un agente de la policía local que, supuestamente, estaba realizando un acto de violencia de género durante la prestación de los servicios policiales. La mujer alegó que grabó el vídeo con la única pretensión de que la agredida pudiera utilizar el vídeo como prueba en un proceso judicial, hecho que no ocurrió. La mujer autora del vídeo envió el mismo a varios de sus contactos vía WhatsApp, con lo que infringió el deber de solicitar el consentimiento del afectado y siendo sancionada por ello con multa de 2.000 euros. Estando todavía vigente la LOPD 15/1999 para este caso concreto, recordemos que en su artículo 2.2.a) establecía que la LOPD no sería de aplicación a los, tan famosos, ficheros mantenidos por personas en el ejercicio de actividades meramente personales o domésticas. Pese a ello, en este procedimiento sancionador PS/00576/2017 la AEPD se consideró plenamente competente para resolver el caso, al amparo del artículo 37 de la antigua LOPD en el que se establecen las funciones de la AEPD que, entre otras, recoge la atención de las reclamaciones y peticiones formuladas por las personas afectadas.

Nuevo Reglamento, pero pocos cambios

En la actualidad hemos sufrido un cambio normativo muy grande en materia de protección de datos, sin embargo, los preceptos antes mencionados se mantienen prácticamente iguales. El caso que nos ocupa, sobre la sanción de 10.000 euros impuesta al hombre que difundió por WhatsApp mensajes íntimos de dos compañeros de trabajo, la AEPD ha hecho uso de los mismos fundamentos ya mencionados. La Directora de la AEPD se considera competente al amparo de los artículos 58.2 del RGPD y 47 y 48 de la actual LOPDGDD. En este sentido, termina por sancionar con 10.000 euros por infringir el artículo 6.1 del RGPD conforme a los establecido en el 83.5.b) del mismo reglamento y difundir los mensajes sin el consentimiento de los afectados.

¿Sanción administrativa o delito?

Otro debate que genera este caso es la vulneración del artículo 197.1 del Código Penal, relativo al descubrimiento de secretos o violación de la intimidad. Aunque no es nuestra materia, este es un delito privado y que se persigue a instancia de parte, por lo que es necesaria la interposición de querella por parte del agraviado, salvo lo dispuesto en el artículo 201 del Código Penal que podrá actuar el Ministerio Fiscal: cuando se trate de menores de edad o se vean afectados los intereses generales o una pluralidad de personas.

Canales de denuncia

La Agencia dispone, además de un canal ordinario, de un canal urgente de denuncia, cuya finalidad es que personas que vean perjudicados sus derechos a la intimidad o al honor, por publicaciones en Internet o redes sociales cuyo contenido tenga carácter violento o sexual, puedan solicitar la eliminación del mismo de forma ‘’inmediata’’.

En relación con este canal urgente de denuncia, junto al ordinario, comprenden herramientas eficaces para que los ciudadanos puedan protegerse ellos mismos por violaciones de sus derechos en materia de protección de datos. Pero hay que recordar que la AEPD puede iniciar de oficio procedimientos sancionadores y viendo que las sanciones a particulares prosperan, es razón de peso ahora más que nunca cuidar todo aquello que compartimos en la red, WhatsApp o cualquier red social. Las sanciones de la AEPD no tienen bonificación como otras que muchos conocemos, además de que el impago de la posible multa impuesta será causa de embargo de la cantidad requerida.

Tratamientos donde no es necesario realizar una evaluación de Impacto.

El pasado 6 de mayo, la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, AEPD), publicó un listado, conforme al artículo 35.4 del RGPD, de aquellos tratamientos de datos personales donde es obligatorio realizar una evaluación de impacto (en adelante, EIPD).

Hoy, de acuerdo con el artículo 35.5 del RGPD, ha publicado un listado de aquellos tratamientos donde no es necesario realizar una EIPD, basada en el documento WP 248. En esta lista se contemplan los siguientes tratamientos:

El porqué de la configuración de las cookies. Ayuda básica para PYMEs.

A día de hoy, uno de los principales problemas con los que se encuentran las empresas a la hora de cumplir con la normativa en materia de protección de datos y “seguridad en internet” se encuentra en su página web. Concretamente, dicho problema reside en la obligatoriedad de establecer un mecanismo que nos permita a los usuarios de dicha página web configurar las cookies[1].

Actualmente, la configuración de las cookies la podemos observar con mayor frecuencia en empresas grandes que se encuentran más implicadas en esta materia y tienen mayores recursos para proceder en tal sentido. Aun así, nos podemos encontrar con situaciones en que las empresas no entiendan el porqué de la necesidad de hacerlo, debido a que las cookies les otorgan un posicionamiento que perderían.

A continuación procederemos a contestar las preguntas más frecuentes:

Privacidad en dispositivos android.

La Agencia Española de Protección de datos (AEPD) ha publicado dos estudios técnicos, que pasaremos a analizar a continuación, con la intención de fomentar la privacidad en los dispositivos Android. Los análisis pueden resultar en ciertos aspectos más técnicos, al ir también dirigidos a desarrolladores de apps, pero a su vez, se hacen una serie de recomendaciones para los usuarios.

Tratamientos donde es necesario realizar una evaluación de impacto

La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) ha publicado un listado de aquellos tratamientos de datos personales donde es obligatorio realizar una evaluación de impacto (EIPD). El RGPD, en su artículo 35.4 prevé que cada autoridad de control establezca y publique una lista de los tipos de operaciones de tratamiento que requieran una EIPD, la cual permitirá a los responsables saber cuáles son los tratamientos que entrañan un alto riesgo. Por este motivo, la AEPD ha elaborado esta lista que ha publicado tras el dictamen favorable del Comité Europeo de Protección de Datos.

Partidos políticos y protección de datos: una trama sin final feliz

Como si de una película se tratara, unir partidos políticos y protección de datos no depara nada bueno. Podemos ver al “malo”, como quiere utilizar sus artimañas para lograr sus propios fines perversos y alzarse con el poder. En el lado opuesto nos encontramos a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) que quiere velar por el bien de todos y la justicia. Me imagino a Mar España como Gandalf con su outfit gris gritándole al Balrog de Moria  en el puente de Khazad-dum: “no puedes pasar”.

Conceptos básicos para PYMES: qué es una brecha de seguridad y cómo se previenen.

Cuando se produzca una destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizado a dichos datos estaremos ante una violación de la seguridad (según el RGPD) o ante una brecha de seguridad (según la AEPD), ambas terminologías son correctas.